Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Các dạng câu hỏi và ví dụ cách đặt câu hỏi

Việc đặt câu hỏi không chỉ đơn thuần là việc bạn cứ hỏi rồi người khác sẽ trả lời, mà cần phải có kỹ năng để đặt câu hỏi sao để người khác có cái nhìn thiện cảm về bạn và cũng như dễ dàng cho người nhận trong việc trả lời. Vậy kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Có những kiểu câu hỏi nào và cách giúp bạn nâng cao khả năng đặt câu hỏi?

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi là việc tạo ra các câu hỏi theo trình tự hợp lý nhằm giúp chúng ta thu thập những thông tin cần thiết, thể hiện sự quan tâm trong việc tìm cách giải quyết vấn đề.

Được áp dụng rất nhiều trong cuộc sống chẳng hạn như trong học tập, công việc, đời sống hằng ngày,… và kỹ năng này cũng yêu cầu sự ứng biến linh hoạt từ người hỏi để việc đặt câu hỏi cũng như khám phá ra những câu trả lời đáp ứng đúng mục tiêu mà người hỏi mong muốn có được.

Lợi ích khi sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

• Hiểu rõ quan điểm của đối phương: Nhờ vào việc đặt ra các thắc mắc một cách hợp lý, bạn có thể thấu hiểu hơn về lối tư duy, cũng như suy nghĩ của những người xung quanh.
• Tiếp thu những kiến thức mới: Thông qua việc đặt câu hỏi thì ngoài việc được giải đáp các thắc mắc của bản thân, nó cũng sẽ tạo điều kiện cho bạn nắm bắt thêm các thông tin mới, nâng cao cơ hội học hỏi, phát triển bản thân.
• Xây dựng mối quan hệ: Khi có kỹ năng đặt câu hỏi một cách khéo léo, đúng thời điểm, điều chỉnh phong cách giao tiếp thích hợp đến từng đối tượng khác nhau, điều đó sẽ thể hiện bạn là một người tinh tế và biết tôn trọng đối phương. Đó chính là bước đệm để tạo dựng các mối quan hệ cũng như duy trì các mối quan hệ đã được thiết lập một cách bền chặt hơn.
• Giải quyết các khúc mắt: Trong giao tiếp đôi lúc sẽ xảy ra những trường hợp mâu thuẫn ngầm, giận dỗi, đó là lúc bạn có thể tìm cách để biết được những vấn đề đối phương đang gặp phải nhằm giải quyết những mâu thuẫn qua đó giúp hai bên hiểu nhau hơn.
• Xây dựng tầm nhìn: Kỹ năng đặt câu hỏi sẽ mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình thực tiễn bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, từ đó giúp bản thân biết mình cần làm gì để làm việc theo đúng văn hóa doanh nghiệp và theo kịp với xu hướng phát triển của tổ chức.

Các dạng câu hỏi phổ biến trong giao tiếp

Câu hỏi mở

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi khiến cho đối phương không thể đưa ra lời phủ định hay khẳng định chi tiết ngay mà đòi hỏi người trả lời phải đưa ra những phản hồi thật chi tiết hay cụ thể về một vấn đề nào đó. Chẳng hạn như: Vì sao bạn muốn trở thành một kiến trúc sư? Bạn nghĩ công ty sẽ phát triển như thế nào trong 10 năm nữa?

Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi được sử dụng trong việc người hỏi muốn được lấy nhanh một thông tin để tránh người nói trả lời vòng vo không đúng trọng tâm câu hỏi. Điều đó đồng nghĩa với việc đây là loại câu hỏi mà đối phương chỉ có thể đưa ra một phản hồi ngắn gọn và duy nhất. Ví dụ: Bạn có thích làm một đầu bếp không? Ngày mai chúng ta đi nghỉ mát có được không?

Câu hỏi thăm dò

Câu hỏi thăm dò là dạng câu hỏi thường được sử dụng trong các cuộc phỏng vấn, nghiên cứu, khảo sát đối tượng nhằm thu thập thông tin, ý kiến từ người khác để làm tư liệu cho bản thân. Ngoài ra trong các cuộc phỏng vấn, các nhà tuyển dụng cũng sẽ sử dụng loại câu hỏi này để đánh giá được ứng viên có phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Một vài ví dụ về câu hỏi thăm dò như: Bạn đánh giá về chất lượng sản phẩm của chúng tôi như thế nào? Vì sao bạn lựa chọn công ty của chúng tôi để làm việc?

Câu hỏi phễu

Dạng câu hỏi này sẽ bắt đầu bằng một câu hỏi tổng quát để bắt đầu dẫn dắt vào vấn đề với các câu hỏi cụ thể hơn. Trái với câu hỏi thăm dò thì câu hỏi phễu là dạng câu hỏi thường được các ứng viên tham gia phỏng vấn sử dụng trong việc tìm hiểu thông tin liên quan đến chế độ đãi ngộ, văn hóa doanh nghiệp và hỏi chi tiết về công việc chuyên môn của bản thân,…

Ví dụ cho dạng câu hỏi phễu cho lĩnh vực Marketing:

• Phòng Marketing công ty mình hiện tại có bao nhiêu nhân viên?
• Nếu được nhận vào làm việc, em sẽ đảm nhận vị trí chuyên môn nào trong phòng Marketing?
• Trách nhiệm của em bao gồm những nhiệm vụ nào?

Câu hỏi tu từ

Khác với các dạng câu hỏi bên trên, câu hỏi tu từ không có mục đích để tìm câu trả lời hay câu trả lời đã được hàm ý ngay trong câu hỏi đó.

Trong một số tác phẩm văn học câu hỏi tu từ được sử dụng nhằm thể hiện cảm xúc của nhà văn, nhà thơ chẳng hạn như như Sóng của Xuân Quỳnh với câu hỏi “sóng bắt đầu từ gió, gió bắt đầu từ đâu?” hoặc là dạng câu hỏi mà khiến người nghe hiểu rằng bạn đang khẳng định một việc nào đó theo hướng khen ngợi chẳng hạn như: Bài hát này nghe rất bắt tai đấy chứ?

Bí quyết để rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi

• Kỹ năng lắng nghe: Khi bạn thiếu sự chú ý đến câu nói trước đó của đối phương, sẽ rất khó để bạn chủ động đặt ra những câu hỏi sau đó, đẩy bạn luôn vào thể bị động trong giao tiếp. Việc lắng nghe cũng là cách để chúng ta thể hiện sự tôn trọng đến đối phương và được xem là một dạng kỹ năng giao tiếp quan trọng cần phải tích cực rèn luyện.
• Kết hợp nhiều loại câu hỏi khác nhau: Tùy vào tình huống, hoàn cảnh giao tiếp cũng như đối phương đang giao tiếp là ai, các câu hỏi nên được xây dựng, sắp xếp sao cho phù hợp, bạn có thể tận dụng vào tính chất, đặc điểm của mỗi dạng câu hỏi để biết được là khi nào nên sử dụng loại câu hỏi nào sẽ hợp lý nhất.
• Luôn trong tâm thế cởi mở: Để giúp đối phương cảm thấy thoải mái cũng như sẵn sàng chia sẻ thêm thông tin đến bạn thì việc bạn luôn có thái độ vui vẻ, tích cực trong quá trình đặt câu hỏi rất quan trọng, ngoài ra khi đặt các câu hỏi cởi mở cũng thể hiện bạn là người lịch sự và luôn trong tâm thế sẵn sàng lắng nghe người khác.
• Tránh những câu hỏi mang tính áp lực, phán xét người khác: Điều này sẽ khiến đối phương tỏ ra dè dặt trong việc trả lời bạn, khiến cuộc giao tiếp trở nên gượng gạo, thiếu hiệu quả.
• Giữ vững sự kiên nhẫn: Không phải lúc nào đối phương cũng có thể cung cấp câu trả lời đầy đủ cho bạn ngay từ đầu. Chính vì vậy bạn nên có sự kiên nhẫn trong việc đặt câu hỏi để chờ đợi câu trả lời hoàn thiện nhất cũng như tránh bỏ sót các thông tin quan trọng để từ đó đưa ra những nhận định, cách giải quyết vấn đề đúng đắn
• Đừng dừng lại khi chưa hiểu rõ 100% vấn đề: Chỉ khi bạn hiểu rõ toàn bộ thông tin được người trả lời cung cấp một cách khách quan nhất, bạn mới có thể đưa ra những quyết định cuối cùng một cách chính xác, tránh trường hợp đánh giá theo cảm tính. Khi có vấn đề chưa hiểu trong trường hợp người trả lời quá vòng vo, bạn cần có kỹ năng đặt câu hỏi thích hợp để mở rộng hơn vấn đề một cách cụ thể.

Ví dụ về kỹ năng đặt câu hỏi trong các lĩnh vực

Đặt câu hỏi trong bán hàng

Để việc đặt câu hỏi trong giao tiếp bán hàng hiệu quả, bạn cần phải tuân theo các nguyên tắc như sau:

• Tạo cho khách hàng sự thoải mái: Nhân viên bán hàng phải luôn có sự niềm nở, các câu hỏi cần phải bám sát với nhu cầu mong muốn của khách hàng để họ cảm thấy thoải mái hơn trong việc chia sẻ thông tin
• Luôn tập trung vào khách hàng: Đừng quá tập trung vào việc cố gắng bán sản phẩm, dịch vụ cho bằng được mà hãy tập trung vào những nhu cầu họ mong muốn để tư vấn sản phẩm thích hợp nhất.
• Câu hỏi cụ thể: Cần hỏi cụ thể và rõ ràng về những gì khách hàng mong muốn để họ có thể dễ dàng trả lời cũng như tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên bán hàng hỗ trợ kịp thời.

Các loại câu hỏi thường dùng trong bán hàng:

• Câu hỏi mở: Nhằm khuyến khích khách hàng chia sẻ thêm các thông tin chẳng hạn như: Anh/chị có thể cho em biết nhu cầu dùng laptop này của anh chị để phục vụ cho những công việc nào vậy ạ.
• Câu hỏi đóng: Câu hỏi chỉ cần khách hàng chốt bằng một câu hoặc từ duy nhất đúng/sai, được/không: Anh chị có muốn dùng thêm combo bắp nước không ạ.
• Câu hỏi gợi ý: Nhằm giúp khách hàng hiểu rõ hơn về nhu cầu của bản thân song song đó là giúp tạo điều kiện để nhân viên bán hàng thể hiện khả năng thuyết phục của mình với câu hỏi như: Anh/ chị thấy sao về sản phẩm laptop của Acer?

Nhờ vào việc suy nghĩ những câu hỏi khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh bán hàng sẽ là điều kiện thuận lợi cho bạn thu thập đầy đủ các thông tin, thấu hiểu các nhu cầu và mong muốn của khách hàng để đưa ra các giải pháp phù hợp và thuyết phục họ mua sản phẩm của bạn.

► Tham khảo ngay: Khóa đào tạo kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp

Đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng

Trong quá trình phỏng vấn, nhà HR cần có kỹ năng tuyển dụng để xây dựng sẵn các bộ câu hỏi thích hợp để nắm bắt các thông tin cá nhân ứng viên một cách đầy đủ nhất nhằm xác định xem họ có phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Một nhà tuyển dụng có kỹ năng đặt câu hỏi tốt sẽ bao gồm các đặc điểm như sau:

• Đảm bảo câu hỏi được đặt ra rõ ràng, cụ thể, tránh việc đặt câu hỏi dài dòng lê thê.
• Chú ý lắng nghe cũng như ghi nhớ các thông tin quan trọng ứng viên cung cấp thông qua câu hỏi từ nhà tuyển dụng.
• Luôn tạo không khí hòa hợp, thoải mái trong suốt buổi phỏng vấn, tôn trọng các câu trả lời mà ứng viên đưa ra dù có phù hợp với doanh nghiệp hay không.
• Kết hợp các câu hỏi mang tính ứng biến, thách thức để nhà tuyển dụng có thể đánh giã được kỹ năng giải quyết vấn đề và sự tư duy của ứng viên là đến đâu.
• Luôn hỏi lại ứng viên có câu hỏi gì hỏi thêm trước khi kết thúc buổi phỏng vấn hay không, điều đó sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá thêm ứng viên có thật sự quan tâm nhiều đến công việc của mình tại công ty hay chỉ đi phỏng vấn cho vui.

Dưới đây là ví dụ về các câu hỏi nhà tuyển dụng có thể hỏi ứng viên trong các buổi phỏng vấn:

Câu hỏi liên quan đến kỹ năng:

• Bạn có thể mô tả những kỹ năng vi tính mà bạn có hay không?
• Khi gặp phải vấn đề này thì bạn sẽ giải quyết nó như thế nào?
• Bạn có thể vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học nào cho vị trí này?

Câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm:

• Bạn đã từng đi làm thực tế ở vị trí này trước đây hay chưa?
• Bạn đã từng thực hiện các dự án lớn nào về chuyên ngành nào trước đây chưa?
• Bạn hãy mô tả những công việc mà bạn đã làm ở công ty cũ trước đây

Câu hỏi liên quan đến tính cách ứng viên:

• Bạn là người thích làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm?
• Bạn thích làm việc với những đồng nghiệp có tính cách như thế nào?
• Bạn quan niệm như thế nào về mục tiêu và sứ mệnh của công ty chúng tôi?

► Tham khảo ngay: Khóa đào tạo kỹ năng tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Kỹ năng đặt câu hỏi trong thuyết trình

Việc đặt câu hỏi liên quan đến nội dung bài thuyết trình, sẽ giúp bạn được giải đáp những thắc mắc, vấn đề nào bạn chưa nắm rõ trong suốt bài thuyết trình, song song đó, nhóm thuyết trình tìm cách thảo luận, giải đáp thắc mắc của người hỏi cũng giúp rèn luyện kỹ năng tư duy, kỹ năng giải quyết vấn đề để đảm bảo câu trả lời đưa ra có sức thuyết phục tốt nhất, nâng cao uy tín và độ tin cậy của bài thuyết trình.

Ngoài ra nhóm thuyết trình cũng có thể thường xuyên đặt câu hỏi cho các bạn ở dưới để xem là các bạn có thật sự chú ý đến bài thuyết trình của nhóm hay không?

Một số câu hỏi mà các bên thuyết trình và bên nghe thường sử dụng để hỏi nhau bao gồm:

Bên phía nhóm thuyết trình:

• Các bạn có câu hỏi nào muốn đặt ra cho nhóm mình không ạ?
• Các bạn có thể liệt kê 5 điều mà bạn rút ra được sau bài thuyết trình của nhóm không ạ?
• Bạn có thể nhắc lại về nội dung nhóm chúng mình vừa mới trình bày ở phần này được không ạ?

Bên phía những người ngồi nghe:

• Các bạn có thể giải thích lại chi tiết về ý này ở phần này được không ạ?
• Tại sao phần này nhóm lại cho rằng nó được giải thích như thế?
• Nhóm bạn có những ví dụ liên hệ thực tế nào liên quan đến phần này không?

Có thể thấy kỹ năng đặt câu hỏi quan trọng như thế nào trong việc giao tiếp một cách hiệu quả, do đó bạn không phải chỉ biết nói chuyện là đã được xem là một người giao tiếp khác mà cả việc đặt câu hỏi cũng sẽ được mọi người quy vào kỹ năng giao tiếp. Do đó mà bạn nên tìm một nơi đào tạo chuyên sâu về kỹ năng đặt câu hỏi để nắm vững các nguyên tắc, dạng câu hỏi và được thực hành tình huống thực tế để bạn có thể vận dụng trong công việc và cuộc sống hằng ngày.

Khóa đào tạo kỹ năng giao tiếp và khóa đào tạo giảng viên nội bộ của Học viện Tư Vấn & Đào Tạo PMS với đội ngũ chuyên gia, giảng viên nhiều năm kinh nghiệm trong việc đào tạo các kỹ năng mềm sẽ hỗ trợ bạn đắc lực trong việc giúp bạn nắm vững các nghệ thuật đặt câu hỏi cần thiết để hỗ trợ bạn trong việc giao tiếp và giảng dạy.