Mô hình OKR là gì? Quản trị mục tiêu và kết quả then chốt

Tổ chức của bạn có một mục tiêu mới đầy tham vọng là giảm thời gian chờ đợi và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nhưng vấn đề mà tổ chức đang gặp phải là không không biết bắt đầu từ đâu để thực hiện phương án này, đó là lúc OKR phát huy tác dụng. OKR là một khuôn khổ mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định, phối hợp và hoàn thành mục tiêu của mình.

Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đề cập đến OKR là gì, cách hoạt động và cách sử dụng OKR hiệu quả.

OKR là gì?

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả then chốt), một phương pháp thiết lập mục tiêu hợp tác được các nhóm và cá nhân sử dụng để đặt ra các mục tiêu đầy thử thách, tham vọng với kết quả có thể đo lường được. OKR là cách bạn theo dõi tiến độ, tạo sự thống nhất và khuyến khích sự tham gia xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

Phương pháp OKR ban đầu được phát triển vào những năm 1970 bởi CEO của Intel là Andrew Grove, người đã dạy một trong những nhân viên bán hàng thành công nhất của công ty là John Doerr.

Sau đó, John Doerr đã phục vụ trong ban quản trị của Google và giới thiệu OKR cho những người sáng lập của công ty Google là Larry Page và Sergey Brin. Công ty đã triển khai OKR vào năm 1999 và đã sử dụng chúng vào mọi quý kể từ đó. Còn các tổ chức khác trên toàn cầu, chẳng hạn như Disney, Samsung và Amazon, hiện đang sử dụng OKR để giúp tập trung nguồn lực và hoàn thành mục tiêu của họ hiệu quả hơn.

► Xem thêm: MBO là gì? Quy trình 6 bước quản trị theo mục tiêu

Các thành phần của OKR

OKR bao gồm hai thành phần: Mục tiêu và Kết quả then chốt, thường một mục tiêu thường đi kèm với hai đến ba Kết quả then chốt.

Mục tiêu (Objective) chỉ đơn giản là những gì cần đạt được, không hơn không kém. Những mục tiêu phải cụ thể và được xác định rõ ràng sẽ có tác động lớn đến doanh nghiệp. Mục tiêu cũng phải mang tính thách thức nhưng có thể đạt được và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Kết quả then chốt (Key Result) là những kết quả cụ thể, có thể đo lường được, cho biết tiến độ đạt được mục tiêu hay mục tiêu đã hoàn thành.

5 Lợi ích khi chính ứng dụng mô hình OKR

OKR mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp

John Doerr, tác giả của cuốn sách Measure What Matters, tóm tắt những lợi ích chính của OKR trong buổi phỏng vấn với Harvard Business Review năm 2018 bằng từ viết tắt “FACTS” là Tập trung, Sự liên kết, Sự cam kết, Theo dõi, Kéo dài. Hãy cùng khám phá kỹ hơn 5 lợi ích đó dưới đây:

Tập trung (Focus)

Cả mục tiêu và kết quả then chốt đều bị giới hạn về số lượng theo mô hình OKR. Nếu tất cả các mục tiêu và dự án đều có tầm quan trọng như nhau, sẽ không có gì đạt được. Ngược lại, nếu không có mục tiêu nào quan trọng, sẽ dẫn đến tình trạng không biết ưu tiên mục tiêu nào trước.

Vì vậy, chỉ cần giới hạn số mục tiêu ở mức 2-5 cho mỗi nhóm và 2-5 Kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu, bạn sẽ đảm bảo tập trung vào các vấn đề quan trọng. Điều này giúp bạn không mất tập trung vào mục tiêu trong công việc hàng ngày. Hơn nữa, giờ đây nhân viên có thể dễ dàng nói “không” khi có yêu cầu từ bên ngoài không ảnh hưởng đến OKR mà không phải cảm thấy tệ.

Một khía cạnh khác dẫn đến sự tập trung của tổ chức tăng lên là chu kỳ OKR có giới hạn thời gian (thường là 3 hoặc 4 tháng). Nói cách khác, các mục tiêu ít cấp bách hơn sẽ được sàng lọc theo cách tự nhiên.

Sự liên kết (Alignment)

Việc sử dụng OKR tạo ra sự liên kết trong toàn bộ tổ chức. Lãnh đạo thường phát triển OKR ở cấp độ công ty, trong đó các OKR của các phòng ban và nhóm riêng lẻ được liên kết với nhau. Điều này mang lại hai lợi ích chính đó là:

Lợi ích thứ nhất: Ý thức rõ ràng về mục đích – được thể hiện thông qua tầm nhìn của công ty và giúp tất cả các nhóm, nhân viên cùng hướng về một hướng.
Lợi ích thứ hai: Là việc đồng sáng tạo OKR và sự hợp tác chức năng giữa các nhóm và phòng ban. Việc chia sẻ OKR không chỉ cải thiện sự hợp tác mà còn phá vỡ sự phụ thuộc lẫn nhau và hài hòa các sáng kiến cạnh tranh.

Sự cam kết (Commitment)

OKR giúp các nhóm chịu trách nhiệm về mục tiêu của mình với các tiêu chí rõ ràng. Trách nhiệm này bắt nguồn từ tính minh bạch mà OKR được truyền đạt trong toàn bộ tổ chức. Bởi vì thực tế là tất cả nhân viên đều biết về OKR của tất cả các nhóm và của công ty, OKR được đo lường chính xác thông qua các kết quả chính, tạo ra lòng tin và cảm giác cam kết.

Do đó, mỗi thành viên trong nhóm có nghĩa vụ thông báo cho những người khác biết rằng họ đang làm việc hướng tới OKR của mình. Quá trình này được thực hiện thông qua Google Sheet hay Phần mềm OKR, việc các kết quả then chốt có thực sự đạt được 100% hay không cũng không quan trọng, điều quan trọng là tất cả mọi người đều đã làm hết sức mình để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Theo dõi (Tracking) và tính minh bạch

Mục tiêu đặt ra hướng đi, thành công thực tế được nắm bắt thông qua các kết quả then chốt. Các kết quả then chốt được xây dựng để đo lường kết quả thực tế ( không chỉ là đầu ra), đây là nền tảng của một chiến lược OKR thành công. Vì thế, quan trọng phải theo dõi tiến độ công việc thường xuyên để đảm bảo không gặp những rủi ro trong quá trình triển khai OKR.

Bên cạnh đó, lợi ích của OKR còn về tính minh bạch, mọi nhân viên đều có thể nắm được tiến độ hoặc thành công của các nhóm, phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức chỉ trong nháy mắt. Theo cách này, tất cả nhân viên đều có thể tự kiểm tra xem họ có đang đi đúng hướng với OKR của mình hay không hoặc liệu có cần thực hiện các sáng kiến để điều chỉnh hay không. Nhờ vậy, mọi người có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chứ không phải dựa vào trực giác của mình.

Kéo dài (Stretching)

Mô hình OKR khuyến khích các tổ chức đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng thách thức giới hạn của họ. Thay vì chấp nhận các mục tiêu tầm thường, OKR thúc đẩy các nhóm đạt được những thành tựu đáng kể. Điều này có thể dẫn đến văn hóa đổi mới, cải thiện hiệu suất và cải tiến liên tục khi các cá nhân và nhóm phấn đấu vượt qua kỳ vọng của chính họ.

► Xem thêm: KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho cá nhân, bộ phận

Cách xây dựng và triển khai OKR hiệu quả

Các bước xây dựng và triển khai OKR hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu

Để thiết lập OKR, hãy bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của bạn. Hãy nêu các mục tiêu của bạn một cách rõ ràng, ngắn gọn, đặt khoảng 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ (công ty, nhóm, cá nhân).

Sử dụng ngôn ngữ hướng đến hành động, đầy khát vọng, truyền cảm hứng và thúc đẩy và tập trung vào các kết quả có thể đo lường được mà bạn muốn đạt được thay vì các hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan.

Để thiết lập OKR, hãy bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của bạn. Sau đó, nêu mục tiêu của bạn một cách rõ ràng, ngắn gọn. Sử dụng ngôn ngữ hướng đến hành động, đầy khát vọng, truyền cảm hứng và thúc đẩy vào các kết quả có thể đo lường được mà bạn muốn đạt được thay vì các hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan. Đặt 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ (công ty, nhóm, cá nhân).

Bước 2: Xác định kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu

Tiếp theo, hãy liệt kê các kết quả then chốt của bạn. Các kết quả then chốt phải cụ thể, có thể đo lường được và có giới hạn thời gian, chúng phải sử dụng kết hợp các số liệu định lượng và định tính. Mỗi kết quả then chốt phải có mục tiêu rõ ràng để đo lường thành công và phải được giao cho một chủ sở hữu để đảm bảo trách nhiệm giải trình.

Bước 3: Xem xét và điều chỉnh OKR

Sau khi bạn đã thiết lập OKR, hãy xem xét và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo OKR có thể đạt được và tránh được cái rủi ro xảy ra. Hãy nhận phản hồi từ các bên liên quan và các thành viên trong nhóm và sửa đổi OKR dựa trên ý kiến đóng góp và các ưu tiên thay đổi của họ về bản OKR.

Bước 4: Truyền đạt và theo dõi tiến độ OKR

Cuối cùng, hãy truyền đạt OKR của bạn đến tất cả các nhóm và cá nhân có liên quan và đảm bảo mọi người hiểu công việc của họ đóng góp vào các mục tiêu. Sử dụng công cụ hoặc bảng tính OKR để theo dõi tiến độ và duy trì khả năng hiển thị, đồng thời lên lịch kiểm tra thường xuyên để xem xét tiến độ, giải quyết các trở ngại và cập nhật mục tiêu khi cần. Hãy ăn mừng thành công và học hỏi từ những thất bại trong suốt quá trình triển khai OKR.

Một lưu ý nhỏ, khi xây dựng OKR phải đảm bảo rằng mô hình OKR đáp ứng được các tiêu chí SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Có liên quan – Có thời hạn), nhờ vậy OKR mới được triển khai hiệu quả.

Ví dụ về OKR

Mô hình OKR cho một đơn vị đào tạo doanh nghiệp:

Mục tiêu cấp công ty: Trở thành công ty đào tạo doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.

Kết quả then chốt 1: Tăng thị phần từ 15% lên 30% vào cuối năm.
Kết quả then chốt 2: Tăng doanh thu 25% vào cuối năm.
Kết quả then chốt 3: Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng lên 20% vào cuối năm.

Mục tiêu cấp phòng ban: Phát triển khóa học mới.

Kết quả then chốt 1: Hoàn thành phát triển 3 khóa học mới về kỹ năng mềm trong vòng 2 tháng.
Kết quả then chốt 2: Thu hút được 300 Học viên tham gia khóa học mới A trong vòng 3 tháng.
Kết quả then chốt 3: Nhận được ít nhất 5 phản hồi tích cực từ Học viên về chất lượng nội dung khóa học.

Mục tiêu cá nhân: Đảm bảo chất lượng nội dung của các khóa học mới.

Kết quả then chốt 1: Hoàn thành việc biên soạn nội dung cho 2 khóa học mới trong quý.
Kết quả then chốt 2: Tìm kiếm và cập nhật ít nhất 10 tài liệu tham khảo mới cho mỗi khóa học.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

Sử dụng OKR cho lập danh sách công việc: OKR được thiết lập để đo lường giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và không phải để quản lý công việc hàng ngày. Chúng là công cụ để đánh giá tiến độ đối với mục tiêu chính. Cần phải phân biệt rõ giữa công việc hàng ngày và mục tiêu chiến lược của công ty.
Đặt quá nhiều OKR: Đặt quá nhiều mục tiêu trong cùng một khoảng thời gian có thể dẫn đến sự phân tán, mất tập trung và thiếu ưu tiên trong công việc. Điều này có thể gây ra việc không đạt được các kết quả quan trọng.
Không điều chỉnh OKR: OKR cần phải được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên thông qua cuộc họp định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng. Điều này giúp theo dõi và điều chỉnh tiến trình làm việc, và cũng đảm bảo rằng các mục tiêu đạt được.
OKR như nét văn hóa: OKR nên được coi như một phần của văn hóa doanh nghiệp. Mọi người cần phải tập trung vào việc thực hiện OKR và cập nhật chúng thường xuyên. Điều này đảm bảo rằng OKR không chỉ là một bản kế hoạch mà là một phần quan trọng của cách làm việc của công ty.

Bằng cách tuân theo các hướng dẫn, bạn có thể lập OKR hiệu quả, giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng nhất và thúc đẩy kết quả có thể đo lường được cho tổ chức của bạn. Cho dù bạn là công ty khởi nghiệp hay công ty đã thành lập, việc triển khai phương pháp OKR có thể giúp bạn đưa hiệu suất của mình lên một tầm cao mới và đạt được các mục tiêu đầy tham vọng.