Quản trị là gì? Vai trò và chức năng của quản trị trong doanh nghiệp

Quản trị là một hạng mục quan trọng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như sản xuất, nhân sự hoặc tài chính. Quản trị cần được thực hiện một cách bài bản vì bản chất của nó là cùng đội nhóm để đạt được những mục tiêu nhất to lớn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày những thông tin cho bạn hiểu về quản trị là gì như vai trò, bản chất, chức năng và các loại quản trị.

Quản trị là gì?

Quản trị là một khái niệm có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào ngữ cảnh. Để giúp bạn hiểu đúng hơn về định nghĩa này, chúng tôi đã nghiên cứu và tìm hiểu, từ đó ghi nhận lại những định nghĩa về quản trị theo những nguồn thông tin chính thống như:

PGS.TS. Văn Tất Thu – Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ định nghĩa:

“Quản trị là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị thông qua các hoạt động: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và sử dụng các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra”.

GS.TS Lê Ngọc Hùng – Viện Xã hội học, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh cho rằng:

“Quản trị là hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm soát một nhóm người, một tổ chức hay một quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu của họ. Quản trị được định nghĩa là việc thực thi quyền lực hay quyền hành bởi nhà lãnh đạo nhằm bảo đảm phúc lợi của các thành viên trong tổ chức hay cộng đồng. Theo nghĩa rộng hơn, quản trị là việc huy động và thực thi quyền lực nhằm mục tiêu phát triển hệ thống xã hội. Như vậy, quản trị xã hội là sự huy động và thực thi quyền lực xã hội nhằm mục tiêu phát triển xã hội, phát triển con người”.

Bản chất của quản trị là gì?

Bản chất của quản trị thể hiện ở một số đặc điểm sau:

Phải có một nhóm chủ thể

Quản trị là công việc của hai hoặc nhiều người, đây có thể là 2-3 cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức. Vì bản chất của quản trị là phải có người ra lệnh và người phục tùng, đó là lý do tại sao quản trị phải bao gồm một nhóm người có mục tiêu chung.

Làm việc nhóm

Khi đã nói đến quản trị, chắc chắn phải đi cùng với một số lượng công việc lớn. Việc xây dựng các đội nhóm để thực hiện cùng nhau là yếu tố cần thiết giúp cho hoạt động quản trị được tồn tại.

Sự lãnh đạo và giám sát

Cần có sự tham gia của người lãnh đạo để định hướng và duy trì đội nhóm cùng hướng đến một mục tiêu chung. Họ cũng phải giám sát tất cả các hoạt động để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.

Có mục tiêu rõ ràng

Quản trị cần có mục tiêu cho tất cả mọi cá nhân từ cao đến thấp. Các hoạt động được thực hiện mà không có mục tiêu thường không mại lại kết quả tốt. Vì vậy, bạn phải đặt ra những mục tiêu thực tế và phù hợp.

Có nguồn lực

Nguồn lực của quản trị bao gồm con người, tài chính, vật chất và thông tin. Điều này giúp chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá trình quản trị.

Vai trò của quản trị trong doanh nghiệp

Tất nhiên rồi, với bản chất linh hoạt và thiết yếu của mình – nhà quản trị nắm giữ những vai trò quan trọng nhất trong doanh nghiệp, một trong số có thể kể đến như sau:

Đại diện tổ chức

Một doanh nghiệp muốn tồn tại cần có sự giao thương, có các mối quan hệ với bên ngoài như khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước… Và chính các nhà quản trị là người thực hiện điều này, họ đại diện cho doanh nghiệp để xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp.

Lãnh đạo

Đây được xem như là vai trò chính yếu nhất của quản trị, để định hướng và truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh cũng như văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên. Quản trị đội ngũ nhân sự cũng như mọi hạng mục khác trong tổ chức.

Giao tiếp và kết nối

Cùng với vai trò đại diện, quản trị cũng giao tiếp, đàm phán với nhân viên, khách hàng, đối tác… Họ được xem như vai trò trung tâm để kết nối và truyền thông giữa các phòng ban, bộ phận khác nhau. Đồng thời cũng có vai trò thu thập, trao đổi thông tin để từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan khác.

Ra quyết định

Quản trị có vai trò phê duyệt các chính sách, hợp đồng, cũng như đưa ra quyết định cho tổ chức. Tất nhiên với tính chất quan trọng của công việc, vì vậy mà những quyết định này cần được đưa ra đúng đắn và thuyết phục.

Qua đó cũng để đảm bảo sự phục tùng từ phía nhân viên, góp phần xây dựng sự đồng nhất và liên tục trong quá trình hoạt động.

Giải quyết các vấn đề

Xác định và phân tích nguyên nhân của vấn đề, từ đó đề xuất các biện pháp thực hiện – đây cũng là một vai trò cốt lõi của quản trị. Thực hiện tốt điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng vượt qua các thách thức và đạt được sự thành công.

Chức năng của quản trị

Chức năng hoạch định

Chức năng này là quá trình các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu trong tương lai và những chiến lược, hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Bao gồm các hạng mục như phân tích môi trường kinh doanh, dự báo, thiết lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn nhân lực phù hợp.

Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức bao gồm việc phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm vào các phòng ban, tổ chức mối quan hệ giữa các nhóm với nhau. Cũng như ra quyết định tuyển dụng nhân viên và phân chia các vị trí cụ thể.

Mục tiêu của công việc này là để đạt được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành phần trong công ty. Tổ chức phải tính đến việc ủy quyền và giao trách nhiệm cũng như phạm vi kiểm soát trong các đơn vị giám sát. Cụ thể:

• Xây dựng cơ cấu tổ chức và hệ thống phân cấp: Việc xác định rõ ràng các cấp bậc, vị trí trong doanh nghiệp, cũng như quyền hạn, trách nhiệm và phúc lợi của mỗi vị trí nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành trơn tru và hiệu quả.
• Phân bổ nguồn lực: Quản lý và phân bổ nguồn lực bao gồm nhân sự, tài chính, nhằm đảm bảo rằng các dự án và hoạt động của tổ chức có đủ nguồn lực cần thiết.
• Thiết lập chính sách và quy tắc: Phát triển và duy trì các chính sách và quy tắc làm việc để tăng cường hiệu quả và đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chuẩn về mục tiêu.

Chức năng điều khiển

Với chức năng điều khiển, nhà lãnh đạo sẽ có quyền điều hành để thúc đẩy động lực, truyền cảm hứng và hướng dẫn các thành viên trong tổ chức làm việc hiệu quả nhằm hướng tới các mục tiêu chung đã đặt ra. Điều này sẽ tạo ra một tinh thần đồng đội tốt hơn, môi trường làm việc tích cực qua những ghi nhận và khen thưởng.

Nhìn chung, nhà lãnh đạo sẽ có xu hướng tập trung phát triển con người hơn so với các nhiệm vụ được giao.

Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát là quá trình giảm sát, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động trong công ty để đảm bảo kế hoạch và mục tiêu sẽ đi theo đúng tiến độ.

Để việc kiểm tra mang tính khách quan nhất, nhà lãnh đạo cần thiết lập những tiêu chuẩn, đo lường và phân tích hiệu suất thực tế các hoạt động của mỗi bộ phận, cá nhân. Bên cạnh đó, cũng cần so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn đã đặt ra đề từ đó có những biện pháp điều chỉnh phù hợp để đưa các hoạt động đi đúng hướng.

Phân loại quản trị

Quản trị được phân loại theo nhiều dạng khác nhau dựa trên các tiêu chí như cấp độ, chức năng hoặc lĩnh vực hoạt động. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra hai loại quản trị phổ biến, cụ thể:

Quản trị theo cấp độ

• Quản trị cấp cao: Gồm những vị trí như quản lý cấp cao, Ban giám đốc công ty, chủ tịch hội đồng quản trị (Chairman). Họ có trách nhiệm định hướng chiến lược dài hạn, những người ở vị trí này phải có khả năng phân tích, dự báo và đưa ra các quyết định quan trọng cho toàn bộ tổ chức.
• Quản trị cấp trung: Gồm những vị trí như trưởng phòng, trưởng bộ phận và các cá nhân quản lý cấp trung khác. Họ có trách nhiệm triển khai kế hoạch theo chiến lược từ các nhà quản trị cấp cao, những người ở vị trí này phải có khả năng lãnh đạo và kết nối các thành viên, bộ phận trong tổ chức.
• Quản trị cấp cơ sở: Gồm những vị trí như trưởng nhóm, nhân viên giám sát,… Có trách nhiệm hướng dẫn và giám sát hoạt động công việc của các thành viên và đội nhóm trong công ty.

-> Tham khảo ngay: Khóa học nâng cao năng lực cho nhà quản lý cấp trung

Quản trị theo chức năng

Quản trị theo chức năng sẽ chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động trong tổ chức, tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như:

• Quản trị chất lượng
• Quản trị chiến lược
• Quản trị nhân sự
• Quản trị kinh doanh
• Quản trị marketing
• Quản trị tài chính
• Quản trị sản xuất
• Quản trị nguồn nhân lực
• Quản trị chuỗi cung ứng

-> Đọc thêm: Quản trị theo mục tiêu là gì? Các bước quản trị MBO

Phân biệt giữa quản trị và quản lý

Vẫn còn một số người vẫn lầm tưởng giữa quản lý và quản trị với nhau. Tuy nhiên, thực tế chúng có những đặc điểm khác nhau, cụ thể:

Nâng cao năng lực quản trị các lĩnh vực cùng Học Viện PMS 

Hiện tại và trong tương lai, quá trình nâng cao năng lực quản trị cho từng vực lĩnh vực rất cần thiết với mục đích phát triển năng lực cá nhân, nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng thích ứng với nhu cầu thị trường liên tục thay đổi. Điều này giúp tổ chức tăng cường khả năng cạnh tranh, tăng trưởng và phát triển bền vững, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh và giữ chân nhân tài hiệu quả.

Hiểu được điều đó, Học Viện PMS sẽ là đối tác tin cậy cho các cá nhân và doanh nghiệp mong muốn phát triển khả năng quản trị trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Với phương châm “Thực tiễn tạo khác biệt”, chúng tôi tập trung vào việc cung cấp các chương trình đào tạo mang tính ứng dụng cao nhất, giúp học viên áp dụng kiến thức vào ngay chính công việc của mình.

Dưới đây là những chương trình đào tạo quản trị trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề như:

• Chương trình đào tạo quản trị sản xuất
• Chương trình đào tạo quản trị nhân sự
• Chương trình đào tạo quản trị bán hàng

Với mỗi chương trình, chúng tôi cam kết mang đến một trải nghiệm học tập chất lượng cao. Hãy để PMS được đồng hành và hỗ trợ sự nghiệp của bạn ngày một thăng tiến hơn.