Quy trình quản lý nhân sự là gì? Mục đích và 7 bước triển khai

Khi quy mô và hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, càng phức tạp thì những khó khăn trong quá trình vận hành và quản lý nhân sự cũng gia tăng. Vì vậy, quy trình quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Vậy quy trình quản lý nhân sự là gì? Làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả?

Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các quy định, chính sách và quy trình được thiết lập để tối ưu hóa quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động quản lý nhân sự khác nhau như tuyển dụng , kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự.

Mục đích triển khai quy trình quản lý nhân viên

Mục đích chung khi xây dựng quy trình quản lý nhân viên là tạo ra hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả. Để từ đó có cơ sở cho việc phát triển tiềm lực doanh nghiệp, đẩy mạnh sự tăng trưởng tập thể. Ngoài ra còn có các mục đích sau:

• Tối ưu hóa nguồn nhân lực: Đảm bảo doanh nghiệp tuyển đúng người, giao đúng việc, vào đúng thời điểm và đúng năng lực của nhân viên để có thể hoàn thành tốt mục tiêu.
• Nâng cao hiệu suất công việc: Tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích đóng góp và cống hiến của nhân viên. Thông qua đó, nâng cao hiệu quả công việc và năng suất lao động.
• Tiết kiệm chi phí: Quy trình quản lý nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản trị nhân viên.
• Thích nghi với sự thay đổi: Quy trình quản lý nhân viên linh hoạt có khả năng giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi của thị trường kinh doanh và tình hình thế giới.
• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: Quản trị nhân sự theo quy trình chuẩn góp phần xây dựng môi trường làm việc thân thiện, gắn kết nhân viên. Đồng thời tạo ra những giá trị văn hóa và mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự 

Bước 1: Hoạch định nguồn lực nhân sự

Hoạch định nguồn nhân lực là bước đầu tiên nhằm xác định tiềm lực doanh nghiệp hiện có và nhu cầu nhân sự trong tương lai. Đây là bước mà các Ban Lãnh đạo, Nhà quản lý Nhân sự vẫn còn xem nhẹ.

Một quy trình quản trị nhân sự bài bản, cần phải có mục tiêu cụ thể và có sự nhìn nhận về nguồn lực hiện tại. Điều này giúp tổ chức thuận tiện xây dựng các kế hoạch phát triển phòng ban, chiêu mộ nhân tài hoặc cải tiến, sa thải đội ngũ khi cần thiết.

Xác định nhu cầu nhân sự là bước quan trọng để nhận định số lượng và chất lượng nhân viên cần có để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Các việc cần thực hiện bao gồm: Thu thập dữ liệu nhu cầu, Phân tích chất lượng nhân sự, Lên danh sách chi phí, Kết hợp với các phòng ban để đưa ra quyết định cuối cùng về việc đầu tư nguồn nhân lực. Hiểu rõ nhu cầu nhân sự và có kế hoạch phát triển lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro trong việc xây dựng đội ngũ.

Bước 2: Tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và thu hút những ứng viên tiềm năng đáp ứng các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra. Bao gồm các công việc như: Xác định nhu cầu nhân sự, đăng tải tin tuyển dụng, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên.

Mục đích tuyển dụng là mang về đội ngũ nhân sự toàn diện và đóng góp vào sự tăng trưởng của tập thể. Đây là công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao của Phòng Nhân sự nói chung và Nhân viên Nhân sự (HR) nói riêng. Bởi tuyển đúng người phù hợp với văn hóa công ty và thỏa mãn những tiêu chuẩn của doanh nghiệp là một việc khó khăn.

Ngoài ra, quá trình tuyển dụng và thu hút người tài của doanh nghiệp sẽ phản ánh một phần quy trình quản lý nhân viên và văn hóa của họ. Nếu quá trình tuyển dụng rườm rà, không tối ưu sẽ khiến cả nhà tuyển dụng và ứng viên mệt mỏi. Nếu phúc lợi và chính sách đãi ngộ không hấp dẫn, cũng sẽ khó giữ chân nhân tài. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp hiện nay cạnh tranh nhau để đưa ra các chế độ thu hút đội ngũ nhân sự chất lượng cao.

Bước 3: Đào tạo và phát triển năng lực nhân sự

Bước tiếp theo của quy trình quản lý nhân sự là đào tạo và phát triển năng lực nhân viên. Người lao động cần hòa nhập với môi trường làm việc và đáp ứng các tiêu chí công việc trong giai đoạn đầu. Sau đó, Phòng Nhân sự cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao năng lực của nhân viên. Đây được xem là một chiến lược đầu tư dài hạn của doanh nghiệp cho chất lượng đội ngũ vững mạnh. Bởi lợi thế giúp doanh nghiệp có được sự cạnh tranh với đối thủ là đến từ nguồn lực nhân sự.

Để xây dựng quy trình đào tạo nhân sự chi tiết, bao gồm các bước sau:

• Tìm hiểu nhu cầu đào tạo của nhân viên.
• Lập kế hoạch đào tạo đầy đủ, bao gồm mục tiêu, quy mô, đối tượng, thời gian, địa điểm và ngân sách dự kiến.
• Lựa chọn phương thức đào tạo phù hợp như đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài hoặc thuê giảng viên,…
• Triển khai công tác đào tạo.
• Đánh giá chất lượng khóa học và kết quả đào tạo của nhân viên đã tham gia. Từ đó đưa ra các phương án cải tiến và thực hiện các khóa học tiếp theo như kế hoạch.

Đọc thêm: Những nghệ thuật quản lý nhân sự không phải ai cũng biết

Bước 4: Đánh giá hiệu suất làm việc

Đánh giá hiệu suất làm việc là bước cần thiết để xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên. Đây là phần không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự, bởi nó giúp doanh nghiệp nhìn nhận giá trị mà người lao động đem đến.

Để quản trị nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp bắt buộc phải đưa ra các mục tiêu chung, chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc (KPI). Đó là nền tảng để xem xét kết quả công việc mà nhân viên đã thực hiện và họ đã đạt được mục tiêu nào. Thông qua đó, có cơ sở hoạch định chính sách khen thưởng phù hợp, đề xuất lộ trình thăng tiến cho nhân sự tiềm năng.

Hiện nay có rất nhiều mô hình đánh giá hiệu suất và năng lực nhân viên được sử dụng rộng rãi. Trong đó, hệ thống đánh giá thành tích KPI được xem là mô hình dễ dàng ứng dụng và mang lại hiệu quả cao. Học viện PMS tự hào cung cấp chương trình tư vấn xây dựng hệ thống KPI được thiết kế bởi các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm. Chương trình mang tính thực tiễn, giúp Quý Khách hàng thuận tiện áp dụng và đạt được mục tiêu kinh doanh

Bước 5: Đảm bảo quyền lợi cho nhân viên

Đảm bảo được các quyền lợi dành cho nhân viên là điều tạo nên ấn tượng tốt của doanh nghiệp với nhân viên và cộng đồng. Trên thực tế, mỗi công ty sẽ có chế độ khen thưởng, phúc lợi khác nhau nhưng điểm chung là phải quan tâm đến đời sống của người lao động. Nhân sự được chăm sóc tốt về sức khỏe, tinh thần và thỏa mãn các nhu cầu tăng dần theo tháp nhu cầu Maslow sẽ có cơ hội gắn bó lâu dài.

Đảm bảo tốt các quyền lợi của nhân viên còn là sự cam kết của doanh nghiệp về việc tuân thủ quy định pháp luật. Đồng thời, trong quy trình quản lý nhân sự, đây là phương án ngăn chặn những rủi ro đến từ người lao động. Thiết lập tiêu chuẩn và chế độ đãi ngộ hấp dẫn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đội ngũ. Cũng là yếu tố thu hút và giữ chân nhân tài cống hiến cho công ty.

Bước 6: Lên kế hoạch dự phòng rủi ro

Kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực là phương án hữu ích giúp nhà quản lý nhân sự quản trị những rủi ro không cần thiết. Quản lý con người là công việc đòi hỏi tính kiên nhẫn và cẩn thận vì nhân sự có thể thay đổi định hướng bất cứ lúc nào. Hoạch định và đưa ra cách thức xử lý những tình huống về nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất khi kinh doanh.

Trong quá trình vận hành, đội ngũ nhân sự chắc chắn sẽ có sự thay đổi. Nhà quản lý cần quan sát, tiếp nhận thông tin và giải quyết vấn đề hợp lý để ổn định đội ngũ nhanh chóng. Không chỉ liên quan đến con người, rủi ro có thể đến từ quy trình quản lý yếu kém hoặc chiến lược quản trị không toàn diện. Vì thế, xây dựng kế hoạch dự phòng và khắc phục những ảnh hưởng là điều cực kỳ cần thiết.

Một số rủi ro trong quy trình quản lý nhân sự bao gồm:

• Về tuyển dụng: tuyển không đúng người, thiếu hụt nhân tài, cạnh tranh tuyển dụng lớn,…
• Về quản lý và phát triển nhân sự: nhân viên không đáp ứng chỉ tiêu công việc, nhân viên thiếu động lực phát triển, xung đột nội bộ,…
• Về vấn đề pháp luật và công nghệ: vi phạm quy định pháp luật, tranh chấp lao động, hệ thống thông tin bị rò rỉ,…

Bước 7: Duy trì và phát triển tiềm lực đội ngũ

“Một công ty vĩ đại không được xây dựng trên một ý tưởng tuyệt vời, mà được xây dựng trên một nền văn hóa tuyệt vời”. – Brian Chesky

Vai trò của văn hóa doanh nghiệp đã được nhấn mạnh hơn trong việc tạo nên một công ty thành công và bền vững. Nguồn gốc xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp là con người và quản trị con người là bước đầu định hình sức mạnh đội ngũ.

Muốn quy trình quản lý nhân sự trở nên tối ưu, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn về quản lý người lao động. Các tiêu chuẩn này là thước đo cho mọi hoạt động, sự đánh giá và nhận xét về nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty. Duy trì tiềm lực đội ngũ bao gồm các hoạt động: Thu hút và giữ chân nhân tài, đảm bảo quyền lợi của nhân viên và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong tập thể.

Ngoài việc duy trì, sự cải tiến tiềm lực nhân sự là điều cần thiết trong quy trình quản lý nhân sự. Nâng cao năng lực của nhân viên giúp họ có đủ chuyên môn để đồng hành cùng doanh nghiệp vượt qua mọi thử thách. Đồng thời, phát triển các kỹ năng mềm và khuyến khích phát huy tiềm năng của cá nhân để có sự hoàn thiện toàn diện.

Duy trì và phát triển tiềm lực đội ngũ là một quá trình diễn ra liên tục nhằm đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân sự. Đây là khoản đầu tư dài hạn, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Sai lầm khi xây dựng quy trình quy trình quản lý nhân sự

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự là công việc thiết yếu đảm bảo công tác quản trị nhân sự được tối ưu hóa. Từ đó mang lại hiệu quả hữu ích cho doanh nghiệp trong việc kinh doanh và phát triển đội ngũ. Tuy nhiên, vẫn có những sai lầm trong quá trình xây dựng quy trình quản lý nhân viên, gây ảnh hưởng đến kết quả quản trị.

• Quy trình cứng nhắc, không linh hoạt, gây khó khăn trong việc thích ứng và thay đổi theo nhu cầu của thị trường.
• Nhiều thủ tục rườm rà, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức triển khai, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Thiếu sự giám sát và đánh giá thường xuyên, không có sự phản hồi kịp thời, dẫn đến không xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Thiếu sự đoàn kết của tập thể, nhân viên không có sự tham gia vào quy trình, dẫn đến không hiểu rõ công việc cần triển khai. Từ đó không có động lực thực hiện và cải tiến năng suất.

Một quy trình quản lý nhân sự chi tiết và bài bản là yếu tố then chốt quyết định chất lượng nhân viên của doanh nghiệp. Quy trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn nhân lực và tăng trưởng sức mạnh đội ngũ. Quy trình rườm rà, không tối ưu sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào sự quản trị mơ hồ, không hiệu quả.

Học viện PMS hy vọng với các thông tin hữu ích trên, Quý Doanh nghiệp, các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực nhân sự sẽ có cái nhìn toàn diện về các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong công ty.