Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Lợi ích và chức năng chính

Trong thời điểm hiện tại, nhân sự là một trong những nguồn lực đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Do dó, cần phải có bộ công cụ giúp các nhà quản lý có thể quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng Học Viện PMS tìm hiểu những thông tin về Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) – một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi hiện nay.

1. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human Resource Management System) là một phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quá trình quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong toàn bộ chu kỳ hoạt động của một nhân sự trong tổ chức.

Hệ thống quản lý nhân sự – Human Resource Management System
Hệ thống quản lý nhân sự – Human Resource Management System

Người sử dụng chính của hệ thống quản lý nhân sự bao gồm ban lãnh đạo, nhà quản trị trong Doanh nghiệp. Vì họ chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày của nhân sự.

Tìm hiểu thêm về công việc quản lý nhân sự làm gì trong doanh nghiệp?

2. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống HRMS mang lại

Áp dụng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp ngày nay, cụ thể:

  • Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự với các công việc giấy tờ thủ công. Nó sẽ trực tiếp cải thiện năng suất và tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý công việc giấy tờ.
  • Dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên.
  • Cung cấp nền tảng linh hoạt cho nhân viên tự phục vụ như: theo dõi giờ làm việc thực tế, xem còn bao nhiêu ngày nghỉ phép, yêu cầu ngày nghỉ.
  • Bảo vệ dữ liệu cá nhân của tất cả mọi người trong tổ chức bằng mật khẩu riêng tư.

3. Tầm quan trọng của hệ thống quản trị nhân sự

Trong bối cảnh thay đổi về mô hình làm việc, đặc biệt là việc chuyển sang làm việc từ xa (Remote). Chính vì thế, các Công ty phải tính toán chính xác chi phí nhân sự để giữ KPI doanh thu cho mỗi nhân viên.

Theo Joseph Hadzima, một giảng viên cao cấp tại Trường Quản lý MIT Sloan, ước tính mức lương cơ bản, thuế và các phúc lợi liên quan đến việc làm, thường tăng lên khoảng từ 1.25 đến 1.4 lần mức lương hàng năm. Ví dụ, một nhân công có mức lương hàng năm là 50,000 đô la thì thực tế có thể có tổng chi phí từ 62,500 đến 70,000 đô la mỗi năm, chưa tính đến các tài sản cố định như bất động sản và trang thiết bị như máy tính cá nhân và điện thoại di động.

HRMS đóng vai trò quan trọng trong thời buổi hiện nay
HRMS đóng vai trò quan trọng trong thời buổi hiện nay

Qua đó, ta thấy được rằng tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân viên ở thời kỳ hiện đại ngày nay. Ngoài ra, các bạn có thể tìm hiểu các chương trình tư vấn nhân sự tại PMS, được tư vấn bởi các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm và tính thực tiễn cao trong việc áp dụng quản trị nhân sự.

4. Các chức năng quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự

4.1 Quản lý quá trình tuyển dụng

Quá trình tuyển dụng sẽ trở nên hiệu quả cao hơn khi Doanh nghiệp có một quy trình cụ thể và chuẩn hóa. Hệ thống quản lý nhân sự sẽ tích hợp một số tính năng hỗ trợ quá trình tuyển dụng, bao gồm việc đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng, lọc CV, chuẩn hóa giao tiếp và cung cấp số liệu thống kê về chiến dịch tuyển dụng.

4.2 Quản lý biên chế

Các khía cạnh liên quan đến biên chế như hưởng lương, nghỉ ốm, phụ cấp… là những nhiệm vụ mà bộ phận HR cần quan tâm nhất. Nhưng, nếu Doanh nghiệp của bạn tích hợp hệ thống HRMS, hàng loạt công việc giấy tờ này sẽ được thực hiện tự động trên hệ thống. Điều này giúp đội ngũ nhân sự tránh khỏi việc phải ghi chép bằng tay, đồng thời giảm nguy cơ mất thông tin hoặc gặp lỗi trong quá trình xử lý.

Phần mềm tùy chỉnh cho phép bạn:

  • Phát hiện và nhận thông báo về mọi sự thay đổi liên quan đến phiếu lương.
  • Theo dõi tỷ lệ nghỉ phép của nhân viên.
  • Phân loại các loại phiếu lương khác nhau (nhân viên vĩnh viễn và tạm thời).
  • Lưu trữ các báo cáo y tế.
  • Gửi thông tin đến bộ phận kế toán hoặc phòng tính lương.

4.3 Quản lý việc chấm công

Nhờ vào việc sử dụng HRMS, quản lý công ca của nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn. Quá trình tổng hợp công ca cuối tháng được thực hiện tự động trên hệ thống. Ngoài ra, HRMS còn tích hợp nhiều tính năng khác như:

  • Bảng lương tự động
  • Hiển thị công ca và giờ làm việc thực tế trên hệ thống, giúp nhân sự có thể theo dõi mọi lúc
  • Duyệt đơn từ tự động

4.4 Nền tảng thông tin cho nhân viên

Văn phòng của bạn sẽ không còn phải lưu trữ một lượng lớn tài liệu về hồ sơ cá nhân của nhân viên. Thay vào đó, tất cả thông tin này sẽ được cập nhật trên hệ thống. Do đó, nhân viên sẽ tự động nhận thông báo về mọi cập nhật thông tin qua phần mềm. Điều này mang lại sự độc lập cho nhân viên và giảm tải khối lượng công việc của bộ phận nhân sự.

HRMS là cổng thông tin cho toàn thể nhân viên
HRMS là cổng thông tin cho toàn thể nhân viên

4.5 Tối ưu hóa chu trình tính lương

Các giải pháp trả lương trọn gói cũng tự động hóa quá trình khai thuế. Việc tính lương tự động không chỉ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê Kế toán mà còn giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót trong quá trình quản lý và thanh toán lương cho nhân viên.

Chức năng tự phục vụ cho phép nhân viên thực hiện các điều chỉnh đối với các khoản khấu trừ tự chọn, tài khoản gửi trực tiếp, khấu trừ thuế và truy xuất bản sao báo cáo thu nhập mà không cần sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự.

4.6 Tối ưu hóa quy trình làm việc

Việc chuẩn hóa quy trình làm việc giúp bạn tự động hóa các nhiệm vụ và tiết kiệm được thời gian. Hệ thống sẽ tự động thông báo về tài khoản của nhân viên ngay sau khi ngày nghỉ được phê duyệt hoặc thông báo cho ứng viên tiềm năng về tiến độ của họ trong quá trình ứng tuyển.

4.7 Báo cáo và phân tích

Tầm ảnh hưởng chiến lược của nhân sự trong Doanh nghiệp ngày càng lớn và yêu cầu sự quyết định dựa trên dữ liệu thực và khách quan ngày càng cao. Vì thế, công cụ HRMS sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân tích thông tin theo thời gian thực và đưa ra các quyết định có tốt hơn.

4.8 Cung cấp các khóa đào tạo dành cho nhân viên

Khóa đào tạo dành cho nhân viên không chỉ giúp họ phát triển kỹ năng mới mà còn củng cố mối quan hệ với công ty. HRMS thường cung cấp các khóa đào tạo giúp nhân viên nâng cao năng lực và tầm nhìn sự nghiệp. Điều này có thể giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân và đồng thời đóng góp tích cực cho tổ chức.

5. Các xu hướng mới nhất của hệ thống quản lý nhân sự

Các xu hướng mới nhất của hệ thống quản lý nhân sự
Các xu hướng mới nhất của hệ thống quản lý nhân sự

5.1 Công nghệ AI

Tự động hóa các quy trình bằng trí tuệ nhân tạo AI có thể làm cho chúng trở nên chính xác và hiệu quả hơn. Đa số các Doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản lý nhân sự đang tích cực tích hợp khả năng của AI vào sản phẩm của mình.

Tuy nhiên, mối lo ngại lớn liên quan đến bảo mật thông tin khách hàng là một thách thức mà các Doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản lý nhân sự đang phải đối mặt và cần giải quyết.

5.2 Tự động hóa quy trình kinh doanh

Bằng cách mô phỏng các hành động của con người, BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh) có khả năng thực hiện các nhiệm vụ nhân sự phổ biến như chọn lựa lợi ích, hoàn trả chi phí và sắp xếp lại hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Hầu hết các nhà cung cấp HRMS  đã tích hợp BPA vào sản phẩm nhân sự của họ trong những năm gần đây.

5.3 Làm việc từ xa

Hiện nay, các Doanh nghiệp đang nghiên cứu một mô hình lao động hỗn hợp mới là kết hợp giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng. Việc phân tán vật chất của đội ngũ lao động đã tăng cường nhu cầu sử dụng phần mềm họp trực tuyến, các công cụ hợp tác nhóm và các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa khác.

Do đó, các nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự đã giới thiệu một loạt các tính năng mới để quản lý lao động từ xa, tăng cường sự kết nối của nhân viên với Công ty.

5.4 Blockchain

Một công nghệ cơ sở dữ liệu với mục đích để phân phối các bản ghi trên một chuỗi máy tính, blockchain làm cho dữ liệu trở nên vĩnh viễn và khó bị tấn công mạng. Mặc dù Bitcoin là ứng dụng Blockchain nổi tiếng nhất, nhưng các Doanh nghiệp đã nhận ra tiềm năng của việc chia sẻ thông tin nhân viên và hồ sơ nhân sự khi tích hợp công nghệ này vào hệ thống HRMS.

Các ứng dụng ban đầu của công nghệ Blockchain bao gồm việc bảo mật tài liệu bảng lương, thông tin ứng viên và hợp đồng lao động một cách an toàn.

6. Tiêu chí lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự phù hợp

Việc lựa chọn HRMS cũng cần đảm bảo các tiêu chí
Việc lựa chọn HRMS cũng cần đảm bảo các tiêu chí
  • Tiêu chí 1: Đánh giá và xác định nguồn lực có sẵn trong tổ chức bằng việc đưa ra đánh giá về thách thức, nhu cầu, mục tiêu về lực lượng lao động trong Doanh nghiệp.
  • Tiêu chí 2: Xác định rõ đối tượng sử dụng hệ thống bao gồm đại diện từ nhân sự, công nghệ thông tin, tài chính, cũng như quản lý bộ phận và nhân viên dự kiến sẽ sử dụng phần mềm.
  • Tiêu chí 3: Xác định nhu cầu của Doanh nghiệp bằng việc liệt kê các yếu tố quan trọng đối với tổ chức trong một hệ thống quản lý nhân sự. Các tiêu chí này bao gồm các yêu cầu công nghệ, vấn đề kinh doanh.
  • Tiêu chí 4: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của Doanh nghiệp bằng cách áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau, từ việc đọc báo cáo trao đổi với các Doanh nghiệp khác, để tạo danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu gọn danh sách này xuống còn 5 – 10 nhà cung cấp để tiếp cận để tìm hiểu thông tin chi tiết hơn.
  • Tiêu chí 5: Xem các bản demo sản phẩm – mỗi nhà cung cấp sẽ cung cấp một phiên bản demo sản phẩm cụ thể, giúp rõ ràng hóa mọi tính năng của sản phẩm. Qua đó, Doanh nghiệp có thể xác định xem sản phẩm có đáp ứng được yêu cầu của Doanh nghiệp hay không để lựa chọn cho phù hợp.

HRMS không chỉ đơn thuần là một công cụ, mà còn là một người bạn đồng hành quan trọng giúp doanh nghiệp tạo ra sự hiệu quả và cạnh tranh. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống quản lý nhân sự, hãy tìm hiểu và tham gia các lớp học quản trị nhân sự nâng cao tại Học Viện PMS. Tại đây, bạn sẽ có cơ hội nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết, đồng thời nắm bắt cơ hội để thúc đẩy sự phát triển và thành công của mìn.

Bài viết cùng chủ đề:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS