9 bước xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn

Quy trình tuyển dụng là một chuỗi công việc hỗ trợ cho việc tuyển dụng nhân sự mang lại hiệu quả cao nhất. Đây được xem như là một trong những hoạt động không thể thiếu để doanh nghiệp duy trì và phát triển. Vậy tầm quan trọng và quy trình để thực hiện công việc này là gì? Tìm hiểu ngay sau đây cùng PMS nhé!

Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

1. 9 bước trong quy trình tuyển dụng nhân lực

Một quy trình tuyển dụng sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi trải qua 9 bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu cần tuyển dụng

Xác định xem vị trí nào đang cần bổ sung trong đội ngũ nhân sự là bước đầu tiên của quá trình tuyển dụng. Sau đó lên kế hoạch phân tích, thiết kế chân dung nhân viên từ trình độ, kỹ năng và những kinh nghiệm cần thiết. Một số công việc cụ thể cần thực hiện như:

  • Xác định khối lượng công việc trong từng bộ phận
  • Xem xét nguồn nhân lực hiện có và khả năng hoàn thiện công việc
  • Liệt kê các tiêu chí về kỹ năng, lĩnh vực mà doanh nghiệp còn thiếu hụt.
  • Thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch tuyển dụng.

Đội ngũ tuyển dụng cần phải đảm nhận tốt các công việc như:

  • Xác định đúng nhu cầu và các đặc điểm của vị trí tuyển dụng.
  • Đánh giá chính xác tình hình nội bộ doanh nghiệp để có quy trình phù hợp nhất.
  • Truyền thông nội bộ tốt để các phòng ban đảm nhận tốt công việc.

Bước 2: Xây dựng bản mô tả công việc

Mô tả công việc là bước giúp ứng viên hiểu được bản chất công việc để đánh giá xem mình có phù hợp hay không. Điều này đòi hỏi nhà tuyển dụng phải thiết kế được bản mô tả công việc toàn diện và cụ thể nhất, thường bao gồm các thông tin như:

Mô tả đầy đủ đặc điểm, tính chất công việc

  • Vị trí công việc, chức vụ gì và ở phòng ban nào.
  • Mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm cần phải thực hiện
  • Các yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng cần thiết
  • Yêu cầu bằng cấp cần trang bị
  • Thời gian và địa điểm làm việc
  • Mức lương và các quyền lợi được hưởng

>> TÌm hiểu: Nội dung của bản phân tích công việc

Bước 3: Tìm kiếm nguồn ứng viên phù hợp

Tìm kiếm và thu hút được nguồn ứng viên tiềm năng là phương diện quan trọng nhất trong việc tuyển dụng. Hiện nay có rất nhiều cách thức để nhà tuyển dụng có thể sử dụng để xây dựng chiến lược. Nguồn ứng viên có thể được lựa chọn thông qua nội bộ công ty, dựa vào các mối quan hệ để kết nối với những ứng viên chất lượng, rút ngắn quá trình sàng lọc.

Các trang mạng xã hội hay các trang thông tin tuyển dụng là hình thức phổ biến, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí phát sinh cũng như dễ dàng quản lý và trao đổi thông tin với ứng viên. Vì vậy, mảng này luôn là những ưu tiên hàng đầu của nhà tuyển dụng

Ngoài ra, việc hợp tác tham dự các sự kiện ngày hội việc làm tại các trường đại học cũng là hoạt động mang lại nguồn ứng viên trẻ trung và năng động.

>> Xem ngay: 13 cách để tuyển dụng hiệu quả nhà tuyển dụng cần biết

Bước 4: Đăng tin tuyển dụng

Đăng tin tuyển dụng trên các trang web công việc, mạng xã hội và các kênh tương tự. Trong trường hợp vị trí tuyển dụng quan trọng, có thể hợp tác với công ty tuyển dụng chuyên nghiệp.

Bước 5: Xem xét và chọn lọc hồ sơ

Hồ sơ ứng viên có thể được ưu tiên thông qua một số điểm như: bằng cấp đào tạo, chứng chỉ hành nghề, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm công việc. Dựa vào đó để sàng lọc và lựa chọn những ứng viên đáp ứng được nhiều chỉ tiêu nhất.

Bước 6: Phỏng vấn và kiểm tra trình độ ứng viên

Các hồ sơ phù hợp sẽ nằm trong danh sách rút gọn để đến với quá trình phỏng vấn và kiểm tra năng lực thực sự. Để buổi phỏng vấn được diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần để ý đến một số điểm như:

  • Phỏng vấn trực tuyến (qua video): Là cách thuận tiện và thích hợp để doanh nghiệp có được đánh giá tổng quan về thái độ của ứng viên. Đây cũng là cơ hội để các “nhân viên tương lai” để lại ấn tượng. Vì vậy, hãy cố gắng khơi gợi, đặt câu hỏi một cách thông minh nhằm chọn lựa được những ứng viên có màn thể hiện tốt nhất.
  • Chuẩn bị kỹ càng nội dung phỏng vấn: Danh sách câu hỏi cần được chuẩn bị tốt, có sự thống và trao đổi giữa hai bộ phận nhân sự và chuyên môn.
  • Tôn trọng ứng viên: Trong quá trình phỏng vấn dù có phát sinh tình huống nào, bạn luôn phải thể hiện được tính chuyên nghiệp bằng việc lắng nghe và tôn trọng ứng viên. Điều này giúp tạo nên một ấn tượng tốt về hình ảnh của công ty.

Quy trình phỏng vấn và kiểm tra trình độ ứng viên

Bước 7: Đánh giá và ra quyết định

Đây là một trong những bước cuối cùng của quá trình tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp cần có những đánh giá mang tính khách quan và ra quyết định chính xác nhất. Công việc cụ thể mà nhà tuyển dụng cần phải thực hiện:

  • Xem xét lại mức độ phù hợp của ứng viên bằng việc so sánh các tiêu chí có trong bản mô tả.
  • Lựa chọn ứng viên dựa trên sự đồng thuận của các bộ phận có liên quan.

Nếu ứng viên thất bại trong quá trình tuyển dụng, bạn có thể tham khảo ngay những mẫu từ chối ứng viên chuyên nghiệp.

Bước 8: Gửi lời mời nhận việc

Sau khi đã có quyết định, doanh nghiệp cần nhanh chóng gửi lời mời một cách trang trọng đến ứng viên đã chọn. Đồng thời thông báo thời gian có thể đến nhận việc để nhân viên mới được chủ động chuẩn bị những thứ cần thiết.

Sau đó, nhà tuyển dụng cần:

  • Lên kế hoạch đào tạo cho ứng viên mới.
  • Cung cấp thông tin, hướng dẫn về môi trường làm việc và quy trình công ty.

Bước 9: Giới thiệu nhân viên

Trong bước cuối cùng này, nhà tuyển dụng sẽ là cầu nối giúp nhân viên mới nhanh chóng kết nối với các nhân sự trong công ty.Hoàn tất những thủ tục cần thiết cũng cần được thực hiện tại bước này.

>> Tìm hiểu thêm: Các kỹ năng nhà tuyển dụng cần thiết cho nhà tuyển dụng

2. Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự

Một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả là khi thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng, có năng lực và phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng, có mục tiêu gắn bó dài lâu. Giảm thiểu tình trạng biến động nhân sự, tiết kiệm thời gian và ngân sách để tìm kiếm nguồn nhân lực mới.

Khi xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn, doanh nghiệp sẽ gặt hái được những lợi ích cụ thể như:

2.1 Tiết kiệm thời gian tuyển chọn nhân lực

Quy trình tuyển dụng bài bản là phương pháp hỗ trợ đắc lực giúp tối ưu hóa thời gian tìm kiếm và sàng lọc ứng viên cho công ty. Đồng thời, các nhà tuyển dụng vẫn thu hút được những ứng viên phù hợp với nhu cầu. Không chỉ tiết kiệm thời gian và ngân sách, việc sở hữu một quy trình khoa học cũng gây được ấn tượng tốt, tạo ra hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt các ứng viên.

2.2 Gắn kết nhân sự trong công ty

Thiết lập các bước trong quá trình tuyển dụng rõ ràng giúp các phòng ban trong tổ chức có thể phối hợp ăn ý với nhau. Giúp nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc và tổ chức, từ đó gắn bó lâu dài và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Tạo dựng tinh thần đoàn kết trong đội nhóm

2.3 Nắm thế chủ động trong công tác tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng được định vị đúng mục tiêu giúp doanh nghiệp thống nhất tầm nhìn và chiến lược cho các bộ phận trong tổ chức. Khi có tình huống phát sinh, các bộ phận sẽ thích ứng được với các điều chỉnh, công việc vẫn được duy trì một cách ổn định và hiệu quả.

2.4 Tăng năng suất công việc

Xây dựng quy trình tuyển dụng cụ thể sẽ mang lại hiệu quả sẽ giúp công ty dễ dàng định vị được năng lực của ứng viên. Nhà tuyển dụng sáng suốt sẽ nhận ra được trình độ thực sự trong quá trình phỏng vấn. Nhờ vào việc khéo léo tận dụng các câu hỏi khai thác điểm mạnh và yếu, họ sẽ nhanh chóng nhận ra được đâu ra ứng viên sáng giá nhất. Những nhân viên được tuyển chọn phù hợp sẽ dễ dàng thích ứng với công ty, tạo ra giá trị và mang hiệu quả công việc.

>> Xem thêm: Tuyển dụng nhân sự là gì? Vai trò tuyển dụng nhân sự

3. Kết luận

Mong rằng những kinh nghiệm được PMS đúc kết trên đây sẽ giúp bạn tự xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân viên cho chính công việc của mình. Qua đó có thể tuyển dụng được những ứng viên chất lượng, mang lại hiệu quả công việc cho chính bạn, góp phần thúc đẩy công ty ngày càng vững mạnh.

Để có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự có chiến lược và đầu tư hợp lý sẽ đem về cho công ty nguồn lao động tài giỏi. Từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh của công ty đi đến thành công thì Khóa học tuyển dụng nhân sự hiệu quả tại PMS có thể giúp bạn thực hiện được điều đó. Đăng ký ngay để nhận ưu đãi nhé.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS