Cách đặt câu hỏi phỏng vấn như thế nào để vừa tạo được thiện cảm cho ứng viên mà lại thể hiện được sự chuyên nghiệp cho HR trong quá trình tuyển dụng ứng viên, có những nguyên tắc và bí quyết nào để HR cần phải tham khảo để giúp bản thân nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi. Hãy cùng PMS giải đáp những thắc mắc trên thông qua bài viết dưới đây.
Các cách đặt câu hỏi phỏng vấn ứng viên khéo léo
Đặt câu hỏi mở
Thay vì cứ đặt những câu hỏi đóng khiến cho ứng viên không có nhiều cơ hội thể hiện kỹ năng ứng biến, xử lý tình huống, HR nên đưa ra những câu hỏi mang tính gợi mở để có thể khai thác được nhiều hơn những thông tin từ họ và nó cũng là cơ hội để HR có thể đánh giá được kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề của ứng viên.
Một số câu hỏi mở HR có thể tham khảo chẳng hạn như:
- Theo bạn, những kỹ năng cần phải có để làm được vị trí này là gì?
- Tại sao bạn lại muốn làm việc lâu dài với công ty của chúng tôi?
- Bạn hãy tự đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của bản thân.
Đặt câu hỏi theo trình tự logic
Nhà tuyển dụng nên sắp xếp những câu hỏi một cách khoa học logic theo đúng trình tự từ những câu hỏi cơ bản, đơn giản nhất cho đến những câu hỏi cần có sự tư duy logic, kỹ năng xử lý tình huống để trả lời qua đó giúp nhà tuyển dụng không bỏ sót bất cứ thông tin nào liên quan đến vị trí chuyên môn mà ứng viên ứng tuyển vào.
Thông thường những câu hỏi theo trình tự logic sẽ được bắt đầu từ những câu hỏi cơ bản chẳng hạn như:
- Giới thiệu về bản thân
- Tại sao bạn yêu thích công việc này?
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn đối với công việc này.
Kế đó, HR sẽ hỏi sâu hơn một chút các câu hỏi với mục đích kiểm tra khả năng xử lý tình huống, ứng biến đối với ứng viên, những câu hỏi đó có thể là:
- Nếu bạn được nhận, bạn muốn bản thân mình có mức lương bao nhiêu? Tại sao bạn tin rằng mình sẽ xứng đáng với mức lương đó?
- Bạn hãy trình bày sơ lược kế hoạch của bạn để giúp sản phẩm này thu hút khách hàng hơn.
- Khi gặp phải vấn đề như vậy, bạn sẽ giải quyết nó như thế nào?
Đối với từng ngành nghề, vị trí công việc sẽ có những câu hỏi chuyên sâu khác biệt. Nhờ những câu hỏi theo trình tự như vậy sẽ giúp HR thu thập đầy đủ thông tin để đánh giá ứng viên một cách toàn diện nhất.
Đặt câu hỏi thăm dò
Những câu hỏi mang tính thăm dò sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể khai thác sâu hơn vào những khía cạnh mà họ muốn biết rõ hơn về ứng viên. Đây là kỹ thuật đặt câu hỏi có thể được sử dụng trong trường hợp nhận thấy ứng viên chưa thực sự nhiệt tình trong việc chia sẻ thông tin của bản thân hay nghi ngờ về khả năng thực sự của họ.
Một số mẫu câu hỏi thăm dò mà HR có thể tham khảo:
- Tại sao bạn lại lựa chọn công ty của chúng tôi trong vô vàn những công ty khác?
- Bạn hãy chia sẻ cho chúng tôi một số dự án mà bạn đã thực hiện ở đơn vị công tác trước đây.
- Bạn cho rằng tình huống này, người đó làm như vậy là đúng hay sai.
- Dự đoán của bạn về xu hướng phát triển của lĩnh vực mà chúng tôi đang kinh doanh hiện nay như thế nào.
Thông qua những câu hỏi thăm dò kể trên sẽ khiến cho ứng viên suy nghĩ suy nghĩ sâu sắc hơn về những vấn đề mà họ cần trả lời. HR cũng sẽ thu thập được những thông tin chuyên sâu hơn về ứng viên để cùng với trưởng phòng, lãnh đạo quyết định nên tuyển dụng ai.
Đặt câu hỏi phễu
Câu hỏi phễu là dạng câu hỏi được sử dụng nhằm mục đích giúp ứng viên và HR dễ dàng tìm được tiếng nói chung trong buổi phỏng vấn, tránh trường hợp hỏi những câu hỏi không liên quan gây khó khăn cho ứng viên.
Nó được gọi là câu hỏi phễu vì nó bắt đầu với một vài câu hỏi rộng và tổng quát, sau đó dần dần được thu hẹp lại, tập trung vào những chi tiết cụ thể hơn.
Ví dụ cho câu hỏi phễu:
- Bạn đã từng làm leader cho dự án nào chưa?
- Dự án đó là gì?
- Bạn đã làm như thế nào để quản lý dự án và lãnh đạo các thành viên trong nhóm thực hiện công việc?
- Từ những công việc mà bạn đã làm với tư cách một leader thì bạn cho rằng để làm các vị trí điều hành, quản lý cần có những tố chất nào?
Đặt câu hỏi xoáy
Đây là dạng câu hỏi mà HR sử dụng khi muốn tạo ra những tình huống bất ngờ và hơi nhạy cảm cho ứng viên để kiểm tra xem kỹ năng xử lý tình huống của họ khéo léo đến đâu. Một vài câu hỏi xoáy mà HR có thể tham khảo chẳng hạn như:
- Lý do bạn nghỉ việc ở công ty cũ là gì?
- Nếu chẳng may khách hàng tức giận vì một vấn đề không phải lỗi do bạn, bạn sẽ làm gì?
- Nếu được giao công việc vào thời gian OT (Ngoài giờ hành chính) bạn có thể sắp xếp thời gian để làm không?
- Bạn nhận thấy điểm yếu của mình sẽ cản trở thế nào đến công việc? Bạn có kế hoạch như thế nào để khắc phục điểm yếu của bản thân?
Đặt câu hỏi giả định
Việc đặt câu hỏi giả định được sử dụng với mục đích để đánh giá ứng viên về những phương hướng và quan điểm trong việc giải quyết một tình huống cụ thể nào đó. Một số câu hỏi giả định thường được HR sử dụng trong phỏng vấn:
- Nếu thấy Team mình có dấu hiệu chểnh mảng trong công việc, bạn cần làm gì để cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm.
- Nếu bạn không đạt đủ KPI trong tháng, bạn sẽ làm gì để khắc phục vào tháng sau.
- Nếu bạn được giao một công việc trước đến giờ mình chưa từng làm thì bạn sẽ có phương hướng xử lý như thế nào.
Đặt câu hỏi dẫn dắt
Đây là dạng câu hỏi giúp ứng viên có thể trả lời theo đúng hướng mà nhà tuyển dụng mong muốn. Câu hỏi dẫn dắt sẽ giúp ứng viên trả lời một cách nhanh gọn, đúng trọng tâm vào vấn đề mà HR muốn khai thác, tránh sự mất thời gian cho đôi bên. Ví dụ về một vài câu hỏi dẫn dắt như sau:
- Bạn nghĩ sản phẩm của công ty chúng tôi sẽ tạo ra giá trị thế nào cho người tiêu dùng?
- Bạn có sẵn sàng để được đào tạo thêm những kiến thức chuyên ngành mới nhằm nâng cao kỹ năng của bản thân không?
- Bạn cho rằng kỹ năng tin học văn phòng của bạn sẽ hỗ trợ như thế nào cho công việc?
Một số nguyên tắc HR cần biết khi đặt câu hỏi phỏng vấn
Câu hỏi đặt cho ứng viên phải có mục đích cụ thể
Trong suốt buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên chú trọng vào những câu hỏi có mục đích bám sát với vị trí công việc mà ứng viên đang ứng tuyển, tránh sử dụng những câu hỏi quá riêng tư, không có sự liên quan đến công việc hay những câu hỏi không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm.
Mỗi câu hỏi được đặt ra muốn có mục tiêu rõ ràng nên đáp ứng hai yếu tố sau:
Thứ nhất, đảm bảo đó là những câu hỏi mà ứng viên có thể tận dụng tối đa điểm mạnh mà bản thân có thể trình bày.
Thứ hai, các câu hỏi phải được thiết kế một cách khoa học để đảm bảo mỗi câu trả lời đều sẽ là cơ sở để HR đánh giá năng lực ứng viên chính xác nhất có thể.
Luôn giữ phép lịch sự tối thiểu
Dù là HR còn non trẻ hay HR có nhiều năm kinh nghiệm thì việc giữ phép lịch sự đối với ứng viên trong mọi tình huống luôn là điều bắt buộc với mọi HR, bởi thái độ giao tiếp, đặt câu hỏi của HR sẽ là thứ mà quyết định ứng viên có ấn tượng tốt hay xấu đối với doanh nghiệp.
Tùy vào độ tuổi, chức vụ ứng tuyển mà nhà tuyển dụng cần phải điều chỉnh cách xưng hô khi đặt câu hỏi sao cho phù hợp, dù cho câu trả lời của ứng viên có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp hay không HR cũng không được có thái độ thô lỗ, trách móc ứng viên phỏng vấn. Điều đó sẽ ảnh hưởng không hề nhỏ đến hình ảnh của tổ chức.
Không nên bắt bẻ lại câu trả lời của ứng viên
Về công việc dù cho bạn là HR có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực mà ứng viên ứng tuyển thì cũng phải tôn trọng ý kiến và quan điểm mà ứng viên nêu ra, không nên ngay lập tức ngắt lời họ tại chỗ và bắt bẻ về những điều mà HR cho rằng ứng viên nói không đúng.
Thay vào đó, nhà tuyển dụng nên chờ cho ứng viên hoàn thành phần trình bày của mình, sau đó hãy góp ý với ứng viên những thông tin mang tính xây dựng với lời lẽ thiện chí lịch sự: “Theo anh/chị thấy…”, “ Quan điểm của anh/chị về câu trả lời của em…”
Điều quan trọng ở đây là mọi góp ý bạn dành cho ứng viên đều phải với mục đích là giúp họ hoàn thiện bản thân mình hơn trong tương lai cho dù họ có làm việc với công ty mình hay không. Không nên góp ý theo cách nói mang tính khoe khoang bản thân quá mức, hù dọa hay có những lời lẽ gay gắt với quan điểm của ứng viên
Lắng nghe tích cực
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần chú tâm lắng nghe kỹ lưỡng những thông tin mà ứng viên trình bày để qua đó có được cái nhìn tổng quan nhất về năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm của ứng viên.
Ngoài ra, cần kết hợp thêm một số câu hỏi dẫn dắt, trong trường hợp ứng viên trình bày còn mơ hồ, chưa hiểu rõ đầy đủ câu hỏi trước đó, để có thể lắng nghe nhiều hơn những thông tin mà ứng viên có thể cung cấp. Bên cạnh đó ứng viên sẽ cảm thấy bản thân mình được tôn trọng và có ấn tượng tốt về công ty nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng.
Chủ động tạo sự thoải mái cho buổi phỏng vấn
HR nên chủ động tạo ra sự thoải mái cho cuộc phỏng vấn, đây là nguyên tắc tương đối đơn giản và có nhiều cách khác nhau để giúp cho ứng viên giảm cảm giác ngại ngùng, bối rối.
Từ những hành động rất nhỏ như rót nước, giới thiệu về bản thân HR sẽ giúp ứng viên gạt bỏ được sự tự ti để tạo điều kiện thuận lợi cho buổi phỏng vấn được bắt đầu
Trong quá trình phỏng vấn, ngoài việc đặt câu hỏi cho ứng viên, hãy chủ động trong việc giới thiệu thông tin về công ty để giúp họ hiểu thêm về văn hóa doanh nghiệp, những cơ hội, điều kiện thuận lợi mà ứng viên sẽ được nhận nếu đậu vòng phỏng vấn. Mục đích là giúp ứng viên tin rằng đây là môi trường làm việc thích hợp để họ phát huy năng lực của bản thân.
Khi ứng viên nhận thấy HR thật sự là một người nhiệt tình, thân thiện, có sự thoải mái trong giao tiếp họ cũng sẽ mạnh dạn hơn trong quá trình đặt câu hỏi thêm liên quan đến văn hóa, quy trình làm việc của công ty và mô tả công việc cụ thể để hiểu rõ thêm về công việc mà mình sẽ làm ở công ty.
Hy vọng thông qua bài viết trên, bạn đọc đang có nhu cầu tìm hiểu về nghề HR hay những nhân viên tuyển dụng đang chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế có thể nắm bắt được các dạng câu hỏi phổ biến và những nguyên tắc quan trọng khi đặt câu hỏi cho ứng viên.
Quý anh/chị đang có nhu cầu mong muốn được nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi cũng như được đào tạo đầy đủ kỹ năng chuyên môn của một HR thực thụ có thể tham khảo khóa học tuyển dụng nhân sự tại Học Viện PMS, liên hệ ngay với PMS qua số hotline: 0965 845 468 để được tư vấn thêm thông tin chi tiết và nhận được phí ưu đĩa từ chúng tôi.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS