MBO là gì? Ví dụ & 6 bước thực hiện quản trị theo mục tiêu

Để vận hành và phát triển bền vững, doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị minh bạch, đo lường được kết quả và định hướng rõ ràng. Trong đó, MBO – Management by Objectives được xem là một trong những phương pháp quản trị tiên tiến, giúp tối ưu hiệu suất làm việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

MBO là gì?

MBO viết tắt Management by Objectives, dịch sang tiếng Việt là Quản trị theo mục tiêu – là một phương pháp quản lý chiến lược với mục tiêu cải thiện hiệu suất của tổ chức bằng cách xác định rõ ràng. Trong đó, các ban lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận với nhau và giám sát kết quả triển khai các mục tiêu trong khoảng thời gian cụ thể.

Bước quan trọng trong phương pháp MBO là doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất, tiến độ công việc của từng thành viên so với mục tiêu đề ra. Lý tưởng hơn nếu cho chính nhân viên đó tham gia vào quá trình đặt mục tiêu và quyết định hướng hành động cụ thể, lúc này họ sẽ có nhiều khả năng hoàn thành mục tiêu của mình hơn.

Vậy quản trị theo mục tiêu (MBO) bắt nguồn từ đâu? – MBO được Peter Drucker phát triển tư năm 1950, ông giới thiệu thuật ngữ này trong cuốn sách “The Practice of Management – Thực hành quản trị” xuất bản vào năm 1954. Ngoài tên gọi Quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives), MBO còn có các tên gọi khác như Quản trị theo kết quả (Management By Results), Quản trị mục tiêu (Goals Management), Mục tiêu và kiểm soát (Goals and Controls), Hoạch định và kiểm soát công việc (Work Planning and Review).

Làm sao để thực hiện quản trị theo mục tiêu MBO thành công?

Để thực hiện thành công phương pháp MBO, cần phải có 4 yếu tố sau:

Sự cam kết của người quản lý khi thực hiện hệ thống MBO.
Sự đồng lòng, đoàn kết và hợp tác của tất cả thành viên trong tổ chức khi xây dựng mục tiêu chung.
Sự tự giác và trách nhiệm với tinh thần tự quản trị mục tiêu của từng thành viên để thực hiện kế hoạch chung.
Kiểm soát quá trình triển khai theo kế hoạch.

Ví dụ về quản trị theo mục tiêu MBO

Để giúp bạn hình dung quản trị theo mục tiêu trong thực tế, hãy xem một số ví dụ dưới đây của các bộ phận/phòng ban trong tổ chức

Ví dụ 1: MBO cho phòng marketing

Kiếm được 500 khách hàng tiềm năng (Leads) mỗi tháng.
Bộ phận marketing mang về cho công ty 50% tổng doanh thu.
Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên (organic search) lên 50% trong vòng 6 tháng.
Tăng mức độ nhận diện thương hiệu lên 20% trong vòng 3 tháng trên nền tảng mạng xã hội.

Ví dụ 2: MBO cho bộ phận bán hàng

Tăng doanh số bán hàng lên 30% so với quý trước.
Tăng 25% số lượng khách hàng mới trong vòng 3 tháng.
Cải thiện tỷ lệ chốt đơn hàng từ 10% lên 20% trong vòng 3 tháng sắp tới.
Giảm 10% chi phí bán hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm trong vòng 1 tháng tới.

Ví dụ 3: MBO cho bộ phận nhân sự (HR)

Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc (Turnover rate) xuống 20% mỗi năm.
Giảm 10% chi phí nhân sự trên tổng doanh thu của công ty mà không ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động trong vòng 1 năm.
Đảm bảo 80% nhân viên trong công ty hoàn thành ít nhất 3 khóa học đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài và đạt chứng chỉ chứng nhận trong 1 năm.
Tổ chức ít nhất 3 sự kiện cho công ty.
Duy trì được mức lương thưởng cao hơn so với thị trường và ngành trên 15% cho toàn thể nhân viên.

Quy trình thực hiện quản trị theo mục tiêu

Trong quản trị mục tiêu MBO, thì quy trình sẽ bao gồm 6 bước cơ bản sau:

6 bước thực hiện quản trị theo mục tiêu MBO

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức

Phương pháp MBO đặt ra các mục tiêu dài hạn tổng thể của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển. Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn rõ ràng (được biết đến là mục tiêu SMART). Sau đó, nhân viên sẽ dựa vào các mục tiêu tổng thể của tổ chức và thiết lập ra các mục tiêu con của mình, góp phần vào sự phát triển của mục tiêu chính.

Bước 2: Xác định mục tiêu nhân viên

Sau khi có mục tiêu chung của tổ chức, ban lãnh đạo và các trưởng phòng sẽ cùng nhau phân tích và phân bổ các mục tiêu này xuống từng phòng ban và cá nhân. Mỗi mục tiêu cá nhân cần được liên kết trực tiếp với mục tiêu của phòng ban, từ đó đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 3: Giám sát tiến độ và hiệu suất công việc

Để thực hiện được mục tiêu chung của tổ chức, trước hết công việc của mỗi cá nhân phải thực hiện tốt. Đó là lý do tại sao cần phải giám sát tiến độ triển khai, kết quả thực hiện công việc và sự tiến độ của nhân viên qua thời gian rất quan trọng.

Để giám sát tiến độ và kết quả công việc của mình mục tiêu gắn với từng cá nhân, nhà quản lý cần tham khảo một số công cụ quản lý công việc giúp lên danh sách công việc, quản lý tiến độ và đánh giá chất lượng công việc trong khoảng thời gian nhất định.

Bước 4: Đánh giá hiệu suất

Trong khuôn khổ quản trị theo mục tiêu MBO, việc đánh giá hiệu suất thường được tổ chức thường xuyên với các cấp quản lý liên quan.

Bước 5: Cung cấp phản hồi liên tục

Trong quá trình quản trị theo mục tiêu, bước phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu là bước quan trọng, nó giúp nhân viên thấy được những điểm mạnh và những điểm còn thiếu sót, để từ đó điều chỉnh kế hoạch theo công việc của họ.

Phản hồi liên tục có thể thông qua các cuộc đánh giá định kỳ, lúc này người quản lý và nhân viên của mình sẽ cùng nhau thảo luận về tiến độ, những điều vướng mắc khó nói ra trong quá trình thực hiện mục tiêu, từ đó có nhiều ý tưởng mới để triển khai hơn.

Bước 6: Ghi nhận kết quả và thành tích đạt được

Bước cuối cùng này bước đánh giá, ghi nhận kết quả công việc của nhân viên, người quản lý cần có những chính sách, hoạt động khen thưởng nhân viên của mình khi đạt được mục tiêu đề ra. Mục đích ở bước này là nhằm động viên, khuyến khích và thúc tinh thần khi thực hiện MBO.

Ưu và nhược điểm của quản trị theo mục tiêu MBO là gì?

Lợi ích và hạn chế của phương pháp MBO

Ưu điểm

Kết nối chặt chẽ được các mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân.
Nhân viên chủ động hơn trong công việc khi được tham gia xây dựng lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu tổ chức.
Mục tiêu được xác định cụ thể, rõ ràng dựa vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên.
Nhân viên hiểu rõ được kỳ vọng của công ty với họ và sự ảnh hưởng trong từng nhiệm vụ nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Đánh giá được hiệu suất công việc từng nhân viên một cách minh bạch, chính xác dựa vào kết quả đạt được trên thực tế. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để cải thiện những điểm còn hạn chế.
Phương pháp MBO thường mang lại hiệu quả khi làm việc nhóm và giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm.

Nhược điểm

Yêu cầu các bộ phận/phòng ban phải hợp tác chặt chẽ với nhau để đạt mục tiêu chung, nếu không dễ xảy ra xung đột nội bộ và làm giảm hiệu suất làm việc.
Các mục tiêu và chỉ tiêu được chú trọng hơn, dẫn đến việc các nhà quản lý áp lực lên nhân viên để hoàn thành mục tiêu mà quên đi MBO sử dụng với mục đích thúc đẩy sự tham gia, đóng góp và phát triển của ban quản lý.
Quản trị theo mục tiêu MBO đôi khi khiến nhân viên cảm thấy áp lực trước những kỳ vọng quá cao từ công ty so với năng lực và nguồn lực hiện có.
Thời gian triển khai MBO lâu, có thể mất đến 2-5 để triển khai một chương trình MBO đúng và đầy đủ.
Thiếu linh hoạt và khả năng thích ứng với các tình huống thay đổi vì MBO yêu cầu phải thiết lập mục tiêu ngay từ đầu.
Cuối cùng, các nhà quản lý thường có xu hướng coi MBO là một hệ thống có thể xử lý mọi vấn đề khi mục tiêu đã được thiết lập. Sự phụ thuộc này có thể gây ra những vấn đề ngoài mong muốn cho hệ thống MBO khi nó chưa sẵn sàng giải quyết.

Kết luận

Qua bài viết trên, có thể thấy MBO rất có ý nghĩa nếu nhân viên tham gia vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hãy đảm bảo nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm, cũng như kỳ vọng để họ có thể hiểu được mối quan hệ giữa hoạt động của mình với thành công chung của tổ chức.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết Quản trị theo mục tiêu (MBO) của Học Viện PMS. Để tiếp tục học hỏi và phát triển kiến thức, vui lòng khám phá thêm các bài viết liên quan bổ sung bên dưới: