Quản trị theo mục tiêu (MBO):Quy trình, Lợi ích & Hạn chế

Quản lý theo mục tiêu (MBO) là một phương pháp tiếp cận chiến lược để tăng hiệu suất của công ty bằng cách liên kết các mục tiêu của công ty và nhóm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách thực hiện quy trình MBO và những mặt thuận lợi và hạn chế của MBO. Xem ngay!

Quản trị theo mục tiêu (MBO)

MBO là gì?

Quản trị theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives) là một mô hình quản lý chiến lược nhằm mục đích cải thiện hiệu suất của một tổ chức bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu được cả nhà quản lý và nhân viên đồng ý.

Theo lý thuyết, việc có tiếng nói trong việc thiết lập mục tiêu và kế hoạch hành động sẽ khuyến khích sự tham gia và cam kết giữa các nhân viên và thống nhất các mục tiêu trong toàn tổ chức.

Phương pháp này lần đầu tiên được nhắc đến trong cuốn sách “The Practice of Management” của Peter Drucker vào năm 1954, lấy ý tưởng dựa trên công trình nghiên cứu The Giving of Orders vào năm 1926 của Mary Follett. Phương pháp MBO sau đó được hoàn thiện trong cuốn sách “Management by Objectives: a System of Managerial Leadership” của George S. Odiorne, một người học trò của Peter vào năm 1965.

Lợi ích và hạn chế của phương pháp MBO

Thuận lợi

Nhân viên được giao những mục tiêu mà họ biết mình có thể đạt được phù hợp với điểm mạnh, kỹ năng và trình độ chuyên môn của họ.
Việc giao các mục tiêu phù hợp mang lại cảm giác coi trọng cho nhân viên, thúc đẩy năng suất và lòng trung thành của họ với công ty.
Sự giao tiếp và làm việc nhóm giữa nhà quản lý và nhân viên được tăng cường.
Nhà quản lý có thể đặt ra các mục tiêu dẫn tới thành công của công ty.
Quản lý theo mục tiêu MBO giúp nhân viên đánh giá cao vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc.
Người quản lý giúp đảm bảo mục tiêu của cấp dưới có liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức.

Hạn chế

Do MBO tập trung vào các mục tiêu và chỉ tiêu nên thường bỏ qua bản chất và điều kiện làm việc hiện tại của tổ chức, chẳng hạn như văn hóa ứng xử, đạo đức nghề nghiệp và sự cần tham gia, đóng góp.
Nhân viên sẽ phải chịu nhiều áp lực hơn để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
Các nhà quản lý liên tục gây áp lực lên nhân viên để hoàn thành mục tiêu mà quên mất việc sử dụng MBO để tham gia, đóng góp ý kiến và phát triển quản lý.

Các bước thực hiện quản trị theo mục tiêu

Bước 1: Xác định mục tiêu của tổ chức

Việc đặt ra mục tiêu không chỉ quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty nào mà còn phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Cần có sự tham gia của nhiều nhà quản lý khác nhau trong việc đặt ra mục tiêu. Các mục tiêu do người giám sát đặt ra là tạm thời, dựa trên việc diễn giải và đánh giá những gì công ty có thể và nên đạt được trong một thời gian nhất định.

Đặt mục tiêu phải dựa trên tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Làm cơ sở để các bộ phận phòng ban cũng như các cá nhân thiết lập những mục tiêu con bám sát với mục tiêu tổng thể.

Bước 2: Xác định mục tiêu của nhân viên

Sau khi nhân viên được tóm tắt về các mục tiêu chung, kế hoạch và các chiến lược cần tuân theo, các nhà quản lý có thể bắt đầu làm việc với cấp dưới của mình để thiết lập các mục tiêu cá nhân của họ.

Đây sẽ là một cuộc thảo luận 1-1, trong đó cấp dưới sẽ cho các nhà quản lý biết về các mục tiêu của họ và những mục tiêu nào họ có thể hoàn thành trong một thời gian cụ thể và với những nguồn lực nào. Sau đó, họ có thể chia sẻ một số suy nghĩ tạm thời về những mục tiêu nào mà tổ chức hoặc phòng ban có thể thấy khả thi.

Bước 3: Theo dõi hiệu suất và tiến độ làm việc

Mặc dù phương pháp quản trị theo mục tiêu là cần thiết để tăng hiệu quả của người quản lý, nhưng nó cũng có vai trò quan trọng không kém trong việc theo dõi hiệu suất và tiến độ của từng nhân viên trong tổ chức.

Mỗi cá nhân đều phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mới có thể đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách trọn vẹn nhất. Đó chính là lý do mà việc theo dõi hiệu suất, tiến độ làm việc nhằm đánh giá mức độ hoàn thành công việc và sự tiến bộ của từng nhân viên rất quan trọng.

Bước 4: Đánh giá hiệu suất làm việc

Trong khuôn khổ MBO, việc đánh giá hiệu suất được thực hiện thông qua sự tham gia của các nhà quản lý có liên quan.

Bước 5: Đưa ra phản hồi

Trong MBO, bước thiết yếu nhất là phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu, vì nó cho phép nhân viên theo dõi và thực hiện các điều chỉnh cho hành động của họ. Phản hồi liên tục được bổ sung bằng các cuộc họp đánh giá chính thức thường xuyên trong đó cấp trên và cấp dưới có thể thảo luận về tiến độ hướng tới mục tiêu, dẫn đến nhiều phản hồi hơn.

Bước 6: Đánh giá hiệu suất và khen thưởng

Đánh giá hiệu suất là hoạt động đánh giá thường xuyên về thành công của nhân viên trong các tổ chức MBO. Bước này bao gồm phản hồi trung thực về những gì đã đạt được và chưa đạt được của mỗi nhân viên. Điều quan trọng nhất để thúc đẩy động lực cho nhân viên là tích cực động viên, ghi nhận thành tích và khen thưởng cho những nhân viên đạt được thành tựu trong công việc.

So sánh Quản lý theo mục tiêu (MBO) với Quản lý bằng ngoại lệ (MBE)

MBE tập trung vào việc xác định và giải quyết các sai lệch so với hiệu suất tiêu chuẩn, trong khi cách tiếp cận MBO nhấn mạnh vào việc thiết lập và đạt được các mục tiêu cụ thể.

MBE quan tâm nhiều hơn đến việc duy trì nguyên trạng và can thiệp khi có vấn đề phát sinh, trong khi MBO chủ động đặt ra các mục tiêu để thúc đẩy cải thiện hiệu suất.

Ví dụ minh họa về phương pháp MBO

Để có thể hiểu rõ hơn về những mục tiêu được áp dụng trong các lĩnh vực để thiết lập MBO, dưới đây là các ví dụ minh họa:

Ví dụ về MBO cho lĩnh vực Marketing

Đạt được 2000 khách hàng tiềm năng mỗi tháng
Marketing mang về thêm 30% tổng doanh thu
Tăng gấp đôi lượng truy cập website, thời lượng truy cập trung bình trên 10 phút
Tăng 40% tỷ lệ chuyển đổi trang đích lên
Tăng 25% mức độ nhận biết thương hiệu từ chiến dịch IMC trong quý 3
Tăng lượt thích cho fanpage từ 10.000 lên 13.000 trong quý 3

Ví dụ về MBO cho bộ phận tuyển dụng

Duy trì tỷ lệ hài lòng của nhân sự trong đợt khảo sát nhân sự vào cuối năm là 90%
Tuyển được 3 nhân viên mới cho bộ phận Marketing đáp ứng đầy đủ JD công việc trong vòng phỏng vấn
Mức thưởng cao hơn 12% so với mức trung bình tương đương trên thị trường
Tăng ROI của bộ phận lên 7%
Tổ chức 3 sự kiện lớn quy mô toàn công ty, trong đó có 1 sự kiện teambuilding du lịch ngoài thành phố.
Thực hiện 1 chương trình đào tạo vị trí chuyên viên phân tích thị trường.
20% ứng viên tham gia phỏng vấn có kinh nghiệm trên 1 năm cho vị trí nhân viên chính thức.

Về lý thuyết, quản trị theo mục tiêu MBO rất có ý nghĩa nếu nhân viên tham gia vào việc đặt ra mục tiêu của công ty, họ sẽ có nhiều khả năng chia sẻ mục tiêu của ban quản lý, làm việc chăm chỉ hơn và hoàn thành mục tiêu tốt hơn. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đầy đủ và xác định các mục tiêu rõ ràng và hợp lý trước khi đưa chúng vào hành động.