SIPOC - Mô Hình Tạo Lập Quá Trình Trong Doanh Nghiệp

Mô hình SIPOC được hình thành từ năm 1980 và vẫn còn giá trị cho đến ngày nay, SIPOC thể hiện đầu vào – ra của quy trình ở dạng bảng giúp cho việc kiểm soát được tiện lợi và dễ dàng. Để hiểu rõ hơn về mô hình này, mời bạn đọc qua bài viết bên dưới nhé!

Mô hình SIPOC là gì?

Mô hình SIPOC (SIPOC Diagram) là một phương pháp mô tả chính xác quá trình chuyển đổi trong một công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Là một công cụ để cải tiến quy trình tóm tắt đầu vào và đầu ra của một hoặc nhiều quy trình, tập trung vào yêu cầu của khách hàng là trên hết.

Về bản chất: SIPOC được viết tắt bởi 5 chữ cái đầu Tiếng Anh của các từ:

Suppliers: được hiểu là Nhà cung cấp: Trong bất kỳ công việc nào đều có các yếu tố đầu vào, chẳng hạn hoạt động sản xuất thì đầu vào là việc cung cấp các nguyên vật liệu, nhiên liệu. Hoạt động bán hàng đầu vào là quá trình cung cấp hàng hóa, vận chuyển. Do đó nhà quản trị phải xác định nhà cung cấp đầu vào trong quy trình quản lý mình định xây dựng là những bộ phận nào. Những nhà cung cấp này sẽ cung cấp thông tin, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cho việc thực hiện quy trình.
Input: được hiểu là những yếu tố nguyên liệu đầu vào giúp người quản lý thực hiện được quy trình.
Process: được hiểu là Quá trình, nghĩa là tuần tự các bước được thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý, nó bao gồm cả việc mô tả công việc thực hiện, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình.
Output: được hiểu là những kết quả thu được sau khi triển khai quy trình.
Customers: nghĩa là Khách hàng của quá trình, đây là những người được hưởng thành quả của toàn bộ quy trình trên. Do đó cần coi các bộ phận thụ hưởng như những khách hàng của quy trình để nâng cao trách nhiệm trong việc cung cấp.

Khi nào nên áp dụng mô hình SIPOC?

Để phát huy được tốt nhất, mô hình SIPOC thường được sử dụng ở trong giai đoạn xác định (Define) trong quy trình DMAIC hoặc trong việc cải tiến quy trình Kaizen. Tùy nhiên, vẫn có trường hợp SIPOC có thể áp dụng bất cứ lúc nào, khi có nhu cầu hiểu về một hay nhiều quy trình với nhau.

Khóa học Tổ chức hệ thống sản xuất theo mô hình Lean

Tìm hiểu ngay

Tìm hiểu ngay

Tại sao lại sử dụng mô hình SIPOC?

Mô hình SIPOC là một công cụ thường được sử dụng trong các hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn), Six Sigma và quản lý quá trình kinh doanh. Vì thế, mục đích phải kể đến như:

Xác định được ranh giới của quá trình, cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình, về cấu trúc và phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
Nhận diện được nhà cung cấp và khách hàng.
Chọn lựa thành viên phù hợp cho dự án.
Đánh dấu được các vấn đề tiềm ẩn hay những hạn chế (nhược điểm) của hệ thống.

Giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi như:

Điểm bắt đầu và kết thúc của hệ thống là gì?
Bước nào là quan trọng?
Dữ liệu chính ở đầu vào và đầu ra của hệ thống là gì?
Hệ thống hướng đến nhóm khách hàng chính nào?
Ai là nhà cung cấp chính của hệ thống?

Cách xây dựng mô hình SIPOC

Để triển khai SIPOC trong doanh nghiệp, người ta có thể tiến hành theo các bước sau:

Thành lập nhóm độc lập để viết quy trình.
Đặt tên cho quy trình và đưa ra các yêu cầu đầu vào.
Người thực hiện dựa vào các yêu cầu đầu vào sẽ xây dựng các nguồn lực vào, các quy trình để thực hiện, các kết quả đầu ra. Đầu vào là những yếu tố giúp cho quy trình có thể thực hiện được, đầu vào là những gì mà quy trình tạo ra cho khách hàng. Quy trình là trình tự các công việc cần thực hiện.
Khách hàng là những người nhận kết quả đầu ra.
Cả nhóm sẽ cùng thống nhất mục tiêu, giới hạn của quá trình, điểm bắt đầu, điểm kết thúc, những trường hợp nào thì áp dụng quá trình, trường hợp nào không áp dụng quá trình.
Sử dụng mẫu SIPOC để viết quy trình.
Triển khai thực hiện và cải tiến liên tục.

sipoc model diagram — Tạo lập mô hình SIPOC như thế nào?

Ví dụ về sơ đồ SIPOC

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ SIPOC trong sản xuất bàn gỗ, cụ thể:

Yếu tố	Ví dụ
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp gỗ nguyên liệu, ví dụ: một xưởng sản xuất gỗ khác hoặc một công ty cung cấp gỗ. Nhà cung cấp các phụ kiện và vật liệu khác như sơn, bát ghế, và vít.
Đầu vào	Nguyên liệu gỗ như tấm gỗ, thanh gỗ và ván gỗ. Kế hoạch sản xuất và thiết kế sản phẩm. Người lao động và kỹ thuật viên.
Quy trình	Cắt và gia công gỗ để tạo các bộ phận của bàn gỗ. Lắp ráp bàn từ các bộ phận đã sản xuất. Sơn, hoàn thiện và kiểm tra chất lượng của bàn gỗ.
Đầu ra	Bàn gỗ đã sản xuất và hoàn thiện. Bàn gỗ đóng gói sẵn sàng giao cho khách hàng hoặc lưu kho.
Khách hàng	Khách hàng đặt hàng từ công ty hoặc qua các kênh phân phối khác. Các đại lý hoặc cửa hàng bán lẻ mua sản phẩm để bán lại cho khách hàng.