Kỹ năng mềm là gì? 13 kỹ năng mềm cần trau dồi cho bản thân

Trong thế giới phát triển nhanh chóng ngày nay, sự thành công tại nơi làm việc đòi hỏi nhiều hơn là chỉ có chuyên môn và kỹ năng kỹ thuật. Khi tính chất công việc tiếp tục phát triển, mỗi cá nhân phải sở hữu các khả năng và phẩm chất cho phép họ tương tác với đội nhóm và đồng nghiệp của mình, đây được gọi là kỹ năng mềm.

Từ giao tiếp đến khả năng thích ứng và giải quyết vấn đề, các kỹ năng mềm là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả và thành công của tổ chức.

Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm (Soft skill) là kỹ năng thực hành xã hội liên quan đến trí tuệ cảm xúc thường áp dụng trong công việc và đời sống con người. Các kỹ năng này bao gồm giao tiếp, lãnh đạo, làm việc nhóm, quản lý thời gian, sáng tạo,…

Kỹ năng mềm khó có thể đo lường hoặc định lượng. Tuy nhiên, nó rất cần thiết để thành công trong nhiều ngành và nghề khác nhau. Cho dù bạn đang làm việc với các đồng nghiệp có nền tảng văn hóa đa dạng hay giao tiếp với khách hàng trong nước hoặc ngoài nước.

Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng?

Theo nghiên cứu của Đại học Harvard, 85% thành công trong công việc đến từ việc có kỹ năng mềm và kỹ năng giao tiếp tốt , chỉ có 15% là kiến thức và kỹ năng chuyên môn (kỹ năng cứng).

Còn theo một nghiên cứu của Leadership IQ, họ nói rằng thất bại trong việc tuyển dụng ứng viên là do 89% những người này có kỹ năng mềm kém chứ không phải kỹ năng chuyên môn. Lý do chính là họ thiếu khả năng tiếp nhận thông tin từ các cấp trong công ty, khách hàng; trí tuệ cảm xúc và động lực làm việc

Ngoài ra, nghiên cứu của Deloitte chỉ ra rằng, các công việc chuyên môn đòi hỏi kỹ năng mềm dự kiến sẽ tăng trưởng nhanh hơn 2,5 lần so với các loại công việc khác. Đến năm 2030, dự kiến 63% tất cả các công việc sẽ đòi hỏi kỹ năng mềm, cho thấy nhu cầu thị trường lao động ngày càng tăng đối với năng lực nhân viên trang bị những kỹ năng này.

Qua các nghiên cứu từ các trang uy tín trên, có thể thấy rằng cách bạn tương tác và đối xử với người khác rất quan trọng vì nó ảnh hưởng mạnh mẽ đối với sự thành công trong sự nghiệp.

Xem thêm bài viết liên quan:

• Kỹ năng sống là gì? 16 loại kỹ năng sống quan trọng cần có
• Kỹ năng xã hội là gì? Tầm quan trọng & các kỹ năng xã hội

Các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc và cuộc sống

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để xây dựng mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan. Điều này không chỉ liên quan đến khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng và hấp dẫn mà còn liên quan đến khả năng thấu hiểu người khác và phản hồi. Nhà tuyển dụng muốn những người có thể xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp với đồng nghiệp, điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc theo nhóm.

Giao tiếp thường được đánh giá tại nơi làm việc thông qua phản hồi không chính thức, chẳng hạn như nhận xét bằng lời nói hoặc văn bản từ đồng nghiệp.

Dưới đây là những kỹ năng giao tiếp liên quan:

• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng thuyết trình
• Kỹ năng quan sát
• Giao tiếp phi ngôn ngữ
• Giao tiếp bằng lời nói
• Giao tiếp bằng văn bản
• Kỹ năng đặt câu hỏi
• Kỹ năng phản hồi

Kỹ năng lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo giỏi có khả năng truyền cảm hứng cho nhóm của mình để đạt được sự thành công. Họ có thể thiết lập tầm nhìn rõ ràng và truyền đạt tầm nhìn đó một cách hiệu quả và tạo ra văn hóa trách nhiệm. Quan trọng hơn, họ có thể truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm để đạt được các mục tiêu và mục đích chung.

Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả thường được coi là một thành phần quan trọng của thành công nghề nghiệp và được các nhà tuyển dụng trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực đánh giá cao. Vì hầu hết nhân viên làm việc theo nhóm nên khả năng lãnh đạo được công nhận rộng rãi là một thuộc tính quan trọng để thành công trong môi trường làm việc hiện đại.

Dưới đây là những kỹ năng lãnh đạo liên quan:

• Giải quyết vấn đề
• Làm việc nhóm
• Ra quyết định
• Kỹ năng giao việc

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm khả năng làm việc với người khác hướng tới một mục tiêu chung. Nó đòi hỏi sự giao tiếp, hợp tác và cam kết chung để làm việc trong một nhóm. Những cá nhân có khả năng làm việc nhóm với người khác có nhiều khả năng đạt được mục tiêu nghề nghiệp của họ và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

Trong môi trường chuyên nghiệp, làm việc nhóm tốt có thể giúp thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới vì nó khuyến khích các thành viên chia sẻ ý tưởng, đưa ra các giải pháp mới và hợp tác trong các sáng kiến mới. Làm việc như một phần của nhóm hợp tác cũng có thể nâng cao sự hài lòng trong công việc và góp phần tạo nên môi trường làm việc tích cực.

Dưới đây là một số kỹ năng làm việc nhóm liên quan:

• Giao tiếp
• Lắng nghe thấu hiểu
• Tư duy sáng tạo
• Giải quyết xung đột
• Hoà giải
• Trách nhiệm giải trình
• Sự hợp tác

Kỹ năng sáng tạo

Sáng tạo liên quan đến khả năng suy nghĩ vượt ra ngoài khuôn khổ và đưa ra những ý tưởng thách thức các giả định. Không cần phải nói, nó đòi hỏi một tư duy tò mò, chấp nhận rủi ro và sẵn sàng chấp nhận sự mơ hồ và không chắc chắn.

Ở một khía cạnh khác, sự sáng tạo là điều cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả, nghĩa là nó cho phép cá nhân giải quyết vấn đề từ những góc độ mới và khác biệt. Những cá nhân sáng tạo cũng mang lại cho các tổ chức lợi thế cạnh tranh bằng cách cho phép họ phát triển các sản phẩm và hệ thống mới giúp họ khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.

Dưới đây là một số khả năng sáng tạo liên quan:

• Brainstorm (Động não)
• Trí tưởng tượng
• Sự tò mò
• Nghiên cứu và thử nghiệm

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian bao gồm khả năng thiết lập thứ tự ưu tiên, sắp xếp nhiệm vụ và phân bổ thời gian cho các hoạt động khác nhau. Tất nhiên, kỹ năng quản lý thời gian tốt có thể giúp mọi người tránh được căng thẳng và lo lắng có thể phát sinh do trễ hạn công việc.

Những người có thể quản lý thời gian hiệu quả có nhiều khả năng được coi là người đáng tin cậy, điều này cho phép họ nổi bật tại nơi làm việc.

Dưới đây là một số kỹ năng quản lý thời gian liên quan:

• Lập kế hoạch
• Kỹ năng tổ chức
• Đặt mục tiêu

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là khả năng đưa ra các giải pháp thay thế. Trong thực tế, mỗi người chúng ta phải đối mặt với nhiều vấn đề trong công việc và cuộc sống. Vì thế, kỹ năng này rất quan trọng để xác định và giải quyết các thách thức trong nhiều bối cảnh khác nhau một cách linh hoạt, kịp thời.

Dưới đây là một số kỹ năng giải quyết vấn đề liên quan:

• Tư duy phản biện
• Tư duy chiến lược
• Kỹ năng phân tích
• Ra quyết định
• Sáng kiến

Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định liên quan đến khả năng lựa chọn giải pháp phù hợp cho các vấn đề của bạn để đạt được những kết quả như mong muốn. Với những kỹ năng này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt sau khi thu thập tất cả thông tin, dữ liệu liên quan và xem xét nhiều quan điểm từ nhiều bên khác nhau.

Sau đây là một số kỹ năng ra quyết định liên quan:

• Phân tích
• Hiểu vấn đề
• Đánh giá
• Quản lý cảm xúc
• Khả năng tổ chức

Tư duy phản biện

Tư duy phản biện cho phép cá nhân tiếp cận các vấn đề và thách thức với tư duy chiến lược và phân tích. Khi đưa ra quyết định sáng suốt, kỹ năng này cho phép bạn cân nhắc các lựa chọn khả thi và xem xét các kết quả tiềm năng.

Người có tư duy phản biện có thể đánh giá sức mạnh của các lập luận và xác định các sai sót trong lập luận. Họ xem xét nhiều góc nhìn, điều này khiến họ có nhiều khả năng xác định chính xác hậu quả ngắn hạn và dài hạn của các quyết định của mình. Ngoài ra, họ cũng có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề và đưa ra nhiều giải pháp.

Sau đây là một số kỹ năng tư duy phản biện:

• Phân tích
• Đánh giá
• Suy luận

Quản lý xung đột

Không phải lúc nào nhân viên nào cũng có thể hòa hợp với đồng nghiệp. Khi một nhóm giải quyết các trở ngại và ý tưởng đối lập có thể nảy sinh xung đột bất cứ lúc nào.

Khi quản lý xung đột, điều quan trọng là phải xác định mục tiêu và lợi ích chung cho tất cả các bên liên quan. Điều này có thể giúp thiết lập cảm giác thống nhất và hợp tác cho tất cả mọi người liên quan. Việc cởi mở với các ý tưởng và quan điểm khác nhau cũng có thể khiến các cá nhân cảm thấy có động lực để làm việc hướng tới giải pháp tốt nhất.

Sau đây là một số kỹ năng quản lý xung đột liên quan:

• Sự đồng cảm
• Lắng nghe tích cực
• Hợp tác
• Đàm phán
• Hoà giải
• Giải quyết xung đột

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng thực tế giúp bạn xác định mục tiêu, thiết lập các bước và sắp xếp khối lượng công việc hợp lý để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra và đúng thời hạn. Với kỹ năng này, bạn có thể làm việc hiệu quả trong nhiều ngành khác nhau vì bạn dự đoán những thách thức và có những biện pháp chủ động để giải quyết kịp thời.

Đạo đức nghề nghiệp

Đạo đức nghề nghiệp thể hiện sự cam kết của một cá nhân đối với công việc của họ, giúp bạn đáng tin cậy hơn và cải thiện sự uy tín của bạn tại nơi làm việc.

Có rất nhiều cách để thể hiện đạo đức nghề nghiệp, chẳng hạn như đến đúng giờ trong các cuộc họp, đáp ứng thời hạn một cách nhất quán và chịu trách nhiệm về hành động của mình. Nếu bạn gặp bất kỳ thách thức nào tại nơi làm việc, bạn cũng nên duy trì thái độ tích cực và thích nghi với những tình huống thay đổi.

Sau đây là một số đạo đức nghề nghiệp liên quan:

• Sự đúng giờ
• Độ tin cậy
• Chuyên nghiệp
• Tính kỷ luật

Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc đề cập đến khả năng nhận ra và hiểu được cảm xúc của chính mình và người khác. Trong môi trường làm việc cộng tác ngày nay, kỹ năng này cho phép nhân viên điều hướng các động lực xã hội phức tạp và làm việc hiệu quả trong nhóm. Nó cũng cho phép họ cung cấp phản hồi mang tính xây dựng theo cách nhạy cảm với cảm xúc của người khác, dẫn đến kết quả thành công hơn và mối quan hệ bền chặt hơn.

Khả năng thích ứng

Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay, khả năng thích ứng là một kỹ năng mềm quan trọng giúp cá nhân luôn đi trước thời đại. Một nhân viên có kỹ năng này có thể thích nghi với hoàn cảnh thay đổi, chẳng hạn như học các phần mềm công nghệ mới để duy trì sự phù hợp tại nơi làm việc.

Vì không thể tránh khỏi những thách thức bất ngờ, nên việc có những nhân viên thích nghi cho phép các tổ chức phục hồi sau những thất bại nhanh hơn nhiều. Thêm vào đó, họ cũng có thể đọc tình huống nhanh chóng và điều chỉnh cách tiếp cận của mình để thích nghi dựa trên tình hình của mình.

Làm sao để phát triển những kỹ năng mềm?

Để phát triển các kỹ năng mềm, các bạn hãy xem qua các phương pháp dưới đây:

• Đọc sách, tài liệu: Đây là cách rèn luyện kỹ năng mềm hiệu quả nhất. Hãy đọc những tài liệu, kiến thức và phương pháp từ những người thành công và đã có kinh nghiệm trước đó.
• Tham gia các chương trình hoạt động về đào tạo việc làm: Một số chương trình đào tạo về việc làm có nhắc đến các kỹ năng mềm cần. Trong đó, họ thảo luận và đề cập về các chủ đề liên quan nhất để người tìm việc biết khái niệm và tầm quan trọng trong sơ yếu lý lịch của họ.
• Tìm đến các trung tâm đào tạo: Hiện nay, có rất nhiều chương trình đào tạo được triển khai nhằm giúp cho các Học viện hoàn thiện hơn cho mình những kỹ năng cần thiết. Chính vì điều đó, tại PMS đang cung cấp các khóa học về kỹ năng mềm được đánh giá tốt bởi nhiều Học viên.
• Tham gia các hoạt động xã hội, tình nguyện: Nếu bạn là người còn đi học hay mới đi làm, thì các hoạt động xã hội hay tình nguyện là nơi để bạn có thể học hỏi, thực hành và rèn luyện cho mình các kỹ năng mềm cần thiết như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, kỹ năng lắng nghe,..
• Tham gia các dự án nhóm: Hợp tác với những người khác trong các nhiệm vụ nhóm để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân. Điều này cũng nâng cao khả năng làm việc với nhiều người tính cách khác nhau.
• Rèn luyện trí tuệ cảm xúc: Phát triển nhận thức về bản thân và học cách quản lý cảm xúc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xử lý các tình huống xã hội phức tạp và có thể kết nối với người khác dễ dàng hơn.
• Tìm kiếm sự phản hồi: Yêu cầu những phản hồi từ đồng nghiệp, quản lý hoặc cố vấn về khả năng giao tiếp, làm việc nhóm và các kỹ năng mềm khác của bạn dựa vào sự hiểu biết của họ, để bạn có thể thực hiện những cải tiến có ý thức về những kỹ năng mềm còn chưa tốt.
• Thực hành lắng nghe chủ động: Tập trung vào việc thực sự hiểu những gì người khác đang nói mà không ngắt lời. Điều này giúp xây dựng sự đồng cảm và các mối quan hệ bền chặt hơn.
• Nâng cao kỹ năng giao tiếp: Vì giao tiếp là kỹ năng thường xuyên phải sử dụng trong công việc và cuộc sống, nên việc thực hành giao tiếp rõ ràng và súc tích bằng cả văn bản và lời nói. Điều này giúp bạn được tránh hiểu lầm và trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn trong tương lai.
• Trau dồi sự đồng cảm: Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm của họ. Sự đồng cảm củng cố sự hợp tác và giúp xây dựng lòng tin với người khác.

Làm thế nào để làm nổi bật các kỹ năng mềm trong CV?

Khi bạn nộp đơn xin việc mới, hãy làm nổi bật bật các kỹ năng mềm của bạn cũng như các kỹ năng chuyên môn trong CV. Trước tiên, hãy lập danh sách các kỹ năng mềm có liên quan nhất đến công việc bạn ứng tuyển, rồi so sánh danh sách các kỹ năng mềm của bạn với danh sách việc làm.

Bạn cũng có thể đề cập đến những kỹ năng mềm này trong thư xin việc. Chọn 1 – 2 kỹ năng mềm quan trọng nhất đối với công việc bạn muốn nộp. Trong thư xin việc, hãy cung cấp bằng chứng cho thấy bạn có những kỹ năng đó.

Cuối cùng, bạn có thể làm nổi bật những kỹ năng mềm này trong các cuộc phỏng vấn của mình. Bạn có thể chứng minh các kỹ năng mềm của mình trong suốt cuộc phỏng vấn bằng cách thân thiện và dễ gần. Nếu bạn chú ý lắng nghe khi người phỏng vấn nói, bạn sẽ thể hiện được kỹ năng lắng nghe của mình.

Các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng mềm vì chúng giúp người đó thành công hơn tại nơi làm việc. Một người có thể giỏi các kỹ năng chuyên môn cho công việc, nhưng nếu họ không thể quản lý thời gian hoặc làm việc theo nhóm, họ có thể không thành công tại nơi làm việc.

Ví dụ về kỹ năng mềm trong thư xin việc:

“Trong vai trò là một Senior Content Marketing trước đây của mình, tôi đã thể hiện mức độ sáng tạo nội dung độc đáo, được các đồng nghiệp và quản lý đánh giá cao. Ví dụ, tôi đã thành công trong việc tập hợp một nhóm để làm việc cho một chiến dịch tiếp thị nhắm vào nhóm nhân khẩu trẻ hơn cho sản phẩm của chúng tôi. Từ đầu đến cuối, các thành viên trong nhóm và quản lý của tôi đã khen ngợi khả năng thúc đẩy nhóm của tôi hoàn thành chiến lược nội dung tiếp thị sáng tạo này hiệu quả.”

Kỹ năng mềm và kỹ năng cứng: Sự khác biệt là gì?

Sự khác biệt chính giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm là cách chúng được tiếp thu và ứng dụng tại nơi làm việc. Kỹ năng cứng thường có được thông qua giáo dục hoặc các chương trình đào tạo. Kỹ năng cứng là các kỹ năng định lượng mà người lao động cần để thực hiện thành công một công việc cụ thể. Người sử dụng lao động thường kiểm tra hoặc đánh giá các kỹ năng cứng của ứng viên trước khi tuyển dụng. Ví dụ về các kỹ năng cứng bao gồm lập trình máy tính, viết, phát triển web và thiết kế đồ họa.

Còn kỹ năng mềm là tính cách hoặc đặc điểm hành vi mà bạn có thể đã dành cả cuộc đời để phát triển. Nó được ứng dụng khi bạn quản lý thời gian, giao tiếp với người khác hoặc lần đầu tiên đối mặt với một tình huống khó khăn để giải quyết vấn đề.

Tóm lại

Trong môi trường làm việc hiện đại, các nhà tuyển dụng luôn ưu tiên tìm kiếm những ứng viên có chuyên môn kỹ thuật và kỹ năng mềm giúp họ phát triển trong môi trường làm việc hợp tác. Các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, sáng tạo, khả năng thích ứng, giải quyết vấn đề, đạo đức nghề nghiệp, tư duy phản biện và quản lý xung đột có thể được phát triển và hoàn thiện theo thời gian. Mặc dù điều quan trọng là cá nhân phải tiếp tục xây dựng chuyên môn kỹ thuật của mình, nhưng việc phát triển các kỹ năng mềm cuối cùng có thể giúp bạn nổi bật tại nơi làm việc và dẫn đến thành công lâu dài.

Nếu các bạn có nhu cầu trang bị và phát triển các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc, tại PMS luôn cung cấp các khóa học kỹ năng mềm được cập nhật mới nhất về chương trình, lịch học, chi phí và những thông tin liên quan khác. Liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất.

Các khóa học kỹ năng mềm chuyên sâu tại Học Viện PMS:

1. Khóa học kỹ năng lãnh đạo
2. Khóa học kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc
3. Khóa học kỹ năng giao tiếp
4. Khóa học kỹ năng quản lý thời gian
5. Khóa học kỹ năng làm việc nhóm
6. Khóa học kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
7. Khóa học kỹ năng thuyết trình
8. Khóa học kỹ năng đàm phán
9. Khóa học kỹ năng giải quyết xung đột
10. Khóa học kỹ năng báo cáo công việc